一、学生档案常识问题

1.什么是学生个人档案？

答：学生个人档案是记录学生在校期间家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况的文字记载材料。它是个人经历的客观凭证，也是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。

2.什么是学生学籍档案？

答：《学生档案常见问题》中所提到的学生学籍档案属于学校教学管理类档案，主要包括《录取新生名册》《学生成绩单》及在校期间的学籍变更材料等，用于证明学生从入学至毕业的完整学习情况。

3.“学生个人档案”与“人事档案”有什么关系？

答：学生在大学期间产生的“学生个人档案”需转至具有人事档案管理权限的就业单位或隶属人事部门的人才交流中心（办理人事代理），方可转化为“人事档案”。此类机构具备人事部门授权的行政职能，如人事档案管理、职称资格考评等为毕业生的工作生活提供服务的职能，而学校仅负责档案保管。若档案滞留学校，将无法归集就业后的新增材料，导致内容缺失并影响职称评定等关键手续办理。

4.学生个人档案里主要有什么材料？

答：①本科生主要有以下材料：

②硕士研究生主要有以下材料：

二、学生学籍档案查询利用常见问题

1.在图书与档案馆（档案馆）查询利用的学生学籍档案复制件是否具有法律效力？

答：在图书与档案馆（档案馆）查询利用的学生学籍档案复制件，加盖档案专用证明印章后，与档案原件具有同等法律效力。

2.学生到图书与档案馆（档案馆）补办个人学籍相关材料，需办理哪些手续？

答：档案补办申请人须准确提供本人高考年份、生源省份、录取专业及其他相关特殊情况信息。办理方式分为本人办理、委托代办两类，具体办理流

程如下：

（1）本人办理：档案利用人持本人有效身份证件（如居民身份证、工作证、护照等），至档案利用流通科办理登记手续后，即可办理相关业务。

（2）委托代办：代办人持本人有效身份证件及复印件、委托人亲笔签署的《授权委托书》（可在衡阳师范学院图书与档案馆（档案馆）网页“下载专区”下载）及委托人有效身份证复印件，至档案利用流通科办理登记手续后，即可代办相关业务。

3.因公查询、提取利用学生学籍档案材料，需办理哪些手续？

答：查询、提取利用者须准确提供高考年份、生源省份、录取专业及其他相关特殊情况信息。办理方式分为校外单位办理、校内人员办理两类，具体办理流程如下：

（1）校外单位因公办理：单位经办人需持本人有效身份证件及《单位介绍信》，明确说明档案查询、提取的具体内容与使用用途，在档案利用流通科办理登记手续后，即可办理。

（2）校内人员因公办理：学校工作人员因工作需要查询、提取学籍档案的，需持经立卷部门、利用部门负责人分别审批签字盖章的《衡阳师范学院综合类档案查询利用批办表》（可在衡阳师范学院图书与档案馆（档案馆）网页“下载专区”下载），至档案利用流通科说明查询内容及用途，即可办理。

4.毕业生人事档案丢失，可到图书与档案馆（档案馆）补办哪些材料？

答：可补办的材料有：《录取新生名册》《学生成绩单》等。

5.毕业证书、学位证书丢失后，可到图书与档案馆（档案馆）补办原件吗？

答：根据相关规定，毕业证书、学位证书丢失后，任何单位都不能补发原件。学生个人可到图书与档案馆（档案馆）查询利用的档案有：《录取新生名册》《学生成绩单》等，持上述材料前往教务处申请出具学历证明书或补办相应的证明书。

6.在校学生申请修改姓名、民族等相关学籍信息的，可到图书与档案馆（档案馆）查询利用哪些档案？

答：在校学生可到图书与档案馆（档案馆）查询利用的档案有：《高考报名登记表》《录取新生名册》。

7.学生办理出国留学手续，可到图书与档案馆（档案馆）查询利用哪些档案？

答：学生个人可查询利用的档案有：《学生成绩单》。

8.利用者是否可以通过电话、邮件、传真等方式查档？

答：本馆不接受电话、邮件、传真等方式查档，利用者本人或委托人须按规定办理相关手续后，方可到馆查阅档案。

三、学生个人档案常见问题

1.学生个人档案能否个人保管？

答：学生个人档案严禁个人保管。

2.因公办理查（借）阅、提取利用学生个人档案需要哪些手续？

答：档案查（借）阅、提取申请人需准确提供高考年份、生源地省份、录取专业及其他特殊情况信息。查（借）阅、提取利用的方式分为以下两种：

（1）外单位因公查（借）阅、提取：经办人持本人有效身份证件（如居民身份证、工作证、护照等）及《单位介绍信》，说明查（借）阅、提取内容及用途，至档案利用流通科办理登记手续后，即可办理。

（2）校内人员因公查（借）阅、提取：经办人持经所在教学院（部门）负责人审批签字盖章的《衡阳师范学院学生个人档案查（借）阅、提取利用批办表》（可在衡阳师范学院图书与档案馆（档案馆）网页“下载专区”下载），至档案利用流通科办理。

3.学生个人档案能否由自己携带?

答：按照相关规定，学生个人档案原则上不得由本人自带，由学校统一邮寄转递。

4.应届生的学生个人档案何时转递?

答：（1）集中转递：应届毕业生档案通常在七月中下旬集中转递，毕业生根据邮政EMS快递单号查询档案寄递情况。

（2）自提档案：因特殊情况用人单位明确自提的，应届毕业生须于六月底前向档案利用流通科预约提档时间，持本人有效身份证原件及复印件、毕业证复印件、《调档函》，至档案利用流通科提取档案。

5.高校学生毕业后，其档案可以转到哪里？

答：高校学生毕业后，凭各接收单位或公共就业服务中心开具的《调档函》，办理档案转递，档案去向有以下几种情况：

（1）到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的高校毕业生，档案可转递至就业单位或定

向单位。

（2）到非公单位就业、灵活就业及自主创业的高校毕业生，档案可转递至户籍地或就业创业地公共就业人才服务机构（含教育行政部门的公共服务机构）。

（3）暂未就业、出国深造的高校毕业生，档案可转递至户籍地公共就业人才服务机构。

6.哪些档案管理服务机构可以管理高校毕业生档案？

答：未就业的高校毕业生人事档案属于流动人员人事档案。跨地区就业创业流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的档案管理服务机构管理。

流动人员人事档案管理服务机构包括县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障部门授权的单位。其他任何未经授权的单位不得开展流动人员人事档案管理服务工作。严禁个人保管本人或他人人事档案。

7.存放在校往届生的学生个人档案如何转递？

答：按照上级有关规定，原则上学生个人档案由学校统一寄递至档案存放单位。若确有特殊情况，在不违反国家人事档案管理相关规定的情况下，少数学生个人档案存放在学校，需要提取时，有以下两种方式：

（1）学生本人提取档案：

①2015届（含）以前毕业学生：

a.由接收单位（或上级主管部门）、或人才交流管理中心开具《调档函》；

b.持《调档函》到学生工作处、计划财务处开具本人欠贷、欠费情况证明，再到招生与就业指导处就业科（毕业生服务大厅，电话：8486651）开具《衡阳师范学院毕业生档案发放表》;

c.持以上所有材料，凭身份证原件及复印件至

档案利用流通科办理提取手续，由学校统一寄递。

②2016届以后毕业学生：持有效身份证原件及复印件、毕业证复印件及《调档函》至档案利用流通科办理提取手续，由学校统一寄递。

（2）他人提取档案

a.用人单位提取档案

凡用人单位派人来校提取毕业生档案，除按“学生本人提取档案”办理相关手续外，还需提供:单位介绍信、提取人身份证原件及复印件。

b.毕业生委托他人提取档案

若毕业生因故无法来学校提取个人档案，需委托他人提取档案者，除按照“学生本人提取档案”办理相关手续外，还需提供:毕业生本人《授权委托书》、代提者身份证原件及复印件。

8.退学学生个人转档，需要办理哪些手续？

答：（1）学生本人提取档案：学生在办理退学手续后，持本人有效身份证原件及复印件、《衡阳师范学院非毕业生离校程序单》及《调档函》，至档案利用流通科办理提取手续，由学校统一寄递。

（2）学生委托他人提取档案：若退学学生因故无法来学校提取个人档案，需委托他人提取档案者，由代办人持本人有效身份证原件及复印件、委托人有效身份证复印件、委托人亲笔签署的《授权委托书》（可在衡阳师范学院图书与档案馆（档案馆）网页“下载专区”下载）、《衡阳师范学院非毕业生离校程序单》及《调档函》，至档案利用流通科办理提取手续，由学校统一寄递。

9.学生个人档案转递的方式有哪些?

答：学生个人档案以EMS邮政快件方式转递到派遣单位。

10.学生个人档案去向如何查询？

答：登陆衡阳师范学院图书与档案馆（档案馆）网站首页，点击“服务指南”中的“学生个人档案去向查询服务”，按提示要求操作即可查询档案去向。

学生也可及时与各教学院或图书与档案馆（档案馆）负责毕业生档案的老师联系，查询档案去向。