衡阳师范学院档案馆设立于2004年，是湖南省高等教育学会档案专业委员会常务理事单位。现设有档案征管指导科、档案利用流通科，承担的主要工作是：负责学校各类综合档案的征收、保管、利用，全日制学生档案的征收、保管及转递，学校《年鉴》编印，学校国考保密室的建设与日常管理，配合学校主考部门做好国家教育考试试卷存放保密室期间的保密值班等。

2023年，档案馆从西校区整体搬迁至东校区新馆。新馆设有综合档案库房、学生档案库房、档案查询利用室、档案信息化工作室等档案工作用房，配有较为齐全的档案管理设施设备，馆舍面积达1800余平方米。

近年来，在学校党委、行政的领导下，档案馆秉承“为党管档，为校守史，为师生服务”的宗旨，坚持“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，不断强化档案安全意识，加强内部管理，完善规章制度，推进信息化建设，提升服务能力，积极发掘百年师范办学传统，传承学校红色基因，发挥档案育人功能，在服务教学、服务师生、服务社会上做出了应有贡献。学校档案工作和档案工作者多次受到表彰。《衡阳师范学院年鉴》（2015）被评为第三届湖南省教育历史文化成果一等奖，并被收入湖南省地方志档案馆。

档案馆正朝着规范化、信息化、标准化的目标，在切实发挥高校档案工作“留史、资教、育人”职能上积极作为，奋力前行！