（院档字[2015]1号 2015年1月1日起施行） 

第一章 总则

第一条 为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《湖南省档案管理条例》等法规的规定，结合学校的实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称学校档案，是指本校师生员工在从事招生、教学、科研、管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校一项重要的基础性工作，也是衡量学校在人才培养、科学研究、社会服务和文化传承的一个重要标志，是学校整体发展规划的一部分，学校将档案工作纳入校内整体发展规划和年度计划。

第四条 学校内部各单位和个人应当遵守本办法，并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第五条 学校档案工作接受国家和湖南省教育行政主管部门和档案行政主管部门的业务指导、监督和检查。

第二章 管理体制、机构设置及岗位职责

第六条 学校档案工作在学校统一领导下进行，遵循统一管理、分级负责的原则，由一名校领导分管档案工作。

分管校领导职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，帮助落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）督促校内各单位按规章制度的要求做好本部门的档案工作；

（五）主持全校档案工作会议等重大活动；

（六）审批档案材料的销毁报告。

第七条 学校设立档案工作领导小组、档案鉴定与销毁小组，由分管校领导任组长。负责对全校档案工作进行指导与协调、监督与检查、鉴定与销毁等工作。

第八条 学校设立档案馆，档案馆是学校档案工作的行政职能管理部门，也是保存和提供利用学校档案的专门机构。

档案馆的主要职责是：

（一）宣传、贯彻、执行国家和湖南省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划和管理学校档案工作；

（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收、征集、整理、统计、保管、鉴定各类档案载体及相关资料；对超过保管期限的档案材料要进行重新鉴定，并按相关规定和程序实施销毁；

（四）编制检索工具、编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，建立健全学校档案工作网络；

（六）开展档案的开放和利用工作，不断提高服务水平和服务质量；

（七）开展学校专兼职档案工作人员的业务培训，对校内各单位档案工作进行业务指导和督促；

（八）严格执行保密制度，做好档案的“九防”工作，确保各类档案载体的安全；

（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十）开展档案学术研究和学术交流活动；

（十一）完成学校交办的其他工作。

第九条 学校档案馆设馆长1名，根据工作需要可设立副馆长1名和若干科室，配备专职档案工作人员。

馆长岗位职责是：

（一）宣传、贯彻执行国家有关档案工作的各项法令、政策和法规，主持制定学校档案工作发展规划；

（二）在学校党委、行政和上级业务主管部门的领导下，主持档案馆日常工作；

（三）建立健全校院档案工作的各项规章制度，使全校档案工作规范化、制度化；规划并组织实施学校档案信息化及档案管理现代化工作；

（四）负责接待、处理有关单位和个人的来访、来函，负责档案业务工作的对外联系；

（五）负责档案资源的开发与利用，以及《年鉴》的编撰与出版工作；

（六）负责布置和督促档案的“九防”工作，并检查执行情况；

（七）接收、征集、整理、统计、保管、鉴定学校的各类档案载体及相关资料，编制检索工具，并按档案法规要求和程序对超过保管期限的档案实施销毁；

（八）督办汇总、审核档案统计年度报表；

（九）加强学校档案工作的队伍建设，负责学校专、兼职档案员的岗位培训工作，协同学校做好全馆人员岗位目标考核工作；

（十）开展档案学术研究和学术交流活动；

（十一）完成学校交办的其它工作。

专职档案员岗位职责是：

（一）遵纪守法，敬业爱岗，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代管理技能；

（二）认真执行党和国家关于档案工作的方针政策和法规，刻苦钻研业务，不断提高档案的管理水平和服务水平；

（三）负责归档材料各类载体的接收、征集、整理、分类、编目与检索、鉴定、保管、统计、编研、档案信息资源的开发、档案信息化管理等工作；

（四）指导校内各单位档案材料的收集、分类、立卷、归档工作，并按要求做好档案的接收工作；

（五）对超过保管期限的档案提出销毁建议，并按要求对销毁的档案材料登记造册；

（六）做好档案的开放与利用工作；

（七）做好档案的保密工作和“九防”工作；

（八）完成上级交办的其他工作。

第十条 校内各单位要配备1名负责人主管本部门的档案工作，并视情况配备1～2名兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作。

各单位分管档案工作负责人职责是：

（一）制定本单位档案管理工作的相关制度，把档案工作纳入本单位的议事日程和相关人员的职责范围；

（二）为兼职档案员提高政治、业务素质创造条件，帮助其解决工作中的实际困难；

（三）检查本单位各类档案载体的形成、积累、整理和立卷工作，督促档案材料及时归档和移送档案馆。

兼职档案员岗位职责是：

（一）执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，遵守学校档案工作的规章制度，努力钻研业务，不断提高档案工作管理水平；

（二）负责本单位文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

组织本单位教学、科研和管理人员及时整理档案，认真做好平时立卷归档工作。应根据本单位文件材料形成的特点和归档范围，设置归档、立卷类目，合理分类存放；归档文件必须齐全、完整、准确；整理规范，案卷质量符合要求，所收集的档案材料必须是原件而非复印件（特殊情况例外）；

（三）实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档制度，加强对声像档案、实物档案、名人档案材料的征收工作，并按年度分类别编制目录；

（四）主动接受档案馆的业务指导和监督检查，将应归档的案卷按要求向档案馆移交；

（五）积极参加档案馆组织的业务学习和有关活动，完成档案馆布置的相关档案工作任务。

第十一条 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，校内相关单位可以根据实际需要报请学校同意，设立档案分室。负责本单位档案的收集、整理、分类、编制检索工具、保管和利用工作。档案分室应配备专门管理人员，档案库房设施符合相关要求。档案分室是校档案馆的分支机构，接受档案馆的业务指导和检查。

第十二条 专职档案工作人员和以档案工作为主的兼职人员属于档案工作专业技术人员，按照《档案专业人员职务试行条例》（职改字[1986]第39号）规定，实行专业技术人员职务岗位聘任制。

第十三条 学校对长期接触有害有毒物质的档案工作人员，应按照法规有关规定采取有效措施防止中毒事故的发生，并可以按国家和地方相关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十四条 学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十五条 学校对纸质档案材料和电子档案材料实行同步归档制度。文件材料的归档范围是：

(一)党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要、各类合同；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。

(十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

校档案馆可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光碟等各种载体形式。

第十六条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案馆移交。

第十七条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894-2002)执行。

第十八条 学校档案材料归档时间为：

(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档；

(二)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十九条 档案馆应对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条 档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报主管校领导和校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条 档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条 学校与其他单位分工协作完成的项目，本校档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将原件或复制件（须加盖协作单位档案管理部门公章）送交学校档案馆保存。

第二十三条 学校中教职员工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

校档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

第二十四条 校档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向主管校领导报告，及时处理。档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十五条 校档案馆要认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十六条 校档案馆应按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第二十七条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用学校已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十八条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请主管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当由档案馆书面报请学校主管校领导或校长批准。

第二十九条 校档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。加盖校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十条 校档案开放应设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA／T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十一条 学校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

学校档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

第三十二条 寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。校档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十三条 档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请主管校领导批准。

第三十四条 校档案馆应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。

第五章 条件保障

第三十五条 学校应将校档案馆所需工作经费列入学校预算，保证档案工作的需求。校内各单位应从办公经费中拨足档案管理经费，满足部门档案管理需要。

第三十六条 学校应为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十七条 学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十八条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十九条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第四十条 本办法适用于校内各单位。

第四十一条 本办法自2015年1月1日起施行。原《衡阳师范学院档案管理办法》（院档字[2005]1号）同时废止。