（校档字[2017]2号 2018年1月1日起施行）

第一章 总则

第一条 为了规范学校基建档案的征收和管理行为，提高基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在我校和国家经济、社会发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校基本建设类档案工作规范》等有关规定，特制订本实施办法。

第二条 基建档案是学校基建工作的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的不可或缺的材料。

第三条 我校基建档案包括在学校范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及10万元以上大、中型维修)管理和基本建设工程项目活动过程中形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

第二章 归档范围

第四条 基建归档材料必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映学校基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系和成套性，与实物完全一致。

第五条 基建归档材料主要包括综合管理、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产、基建预算、概算、决算、器材管理等方面。具体有：

（一）综合管理：包括上级有关基建工作的文件；学校基建工作规章制度，基建工作计划、总结、简报，基建工作总体规划；基建工作年度总结、统计报表、基建工程财务预、决算；全校性总体规划、设计总平面图，水电气管道分布图、地质勘探、地形测量材料；基建投资的请示、报告与批复；综合性征地文件材料；其他需要归档的材料等。

（二）可行性研究：包括项目建议书及上级批复；可行性研究报告；项目评估，环境预测、调查报告；设计任务书及计划任务书等。

（三）设计基础：包括工程地质、水文地质勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明；地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其它设计基础材料等。

（四）设计文件：包括初步设计，技术设计，施工图设计；技术秘密材料、专利文件，设计计算书，关键技术实验，总体规划设计，设计评价、鉴定及审批等。

（五）工程管理：包括征用土地批准文件及红线图，拆迁、补偿协议书；承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件；施工执照；环保三同时、消防、卫生等条件及水、电、气、暖供应协议书；产权证书等。

（六）项目施工：

1.土地施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要；

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺；

（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定；

（4）建筑材料实验报告；

（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批；

（6）土建施工定位测量地质勘察；

（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图；

（8）隐蔽工程验收记录；

（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告；

（10）分项、单位工程抽量检查、评定；

（11）交工验收记录证明；

（12）竣工报告、竣工验收报告；

2.设备及管线安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要；

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批；

（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录；

（4）隐蔽工程检查验收记录；

（5）强度、密封性试验报告；

（6）设备调试记录；

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告；

（8）系统调试、试验记录；

（9）管线清洗、通水、消毒记录；

（10）管线标高位置，坡度测量记录；

（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定；

（12）竣工报告、竣工验收报告；

3.电气、仪表安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审；

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批；

（3）调试、整定记录；

（4）性能测试和校核；

（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告；

（6）操作、联动试验；

（7）电气装置交接记录；

（8）中间交工验收记录、工程质量评定；

（9）竣工报告、竣工验收报告

（七）竣工验收： 包括竣工验收报告；全部竣工图纸；质量评审材料；工程现场声像材料；竣工验收会议决议文件；工程监理文件等。

第六条 不归档文件材料的范围

（一）上级有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件；

（二）正式施工前的草图，未定型图纸；

（三）重份文件和重份图纸；

（四）无查考价值的临时性、事务性文件；

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

第三章 归档要求

第七条 基建文件材料归档应当做到：

（一）归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料特别是竣工图在内的全套图纸；

（二）凡归档的文件材料原则上应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚，图画清晰、整洁，不得用易于褪色的书写材料书写；

（三）具有法律依据和凭证的文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如果报告、请示无批复，经办人应注明办理情况，以备日后查考；

（四）归档份数：竣工图一般归档不少于一套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套；

（五）文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水施工图、电施工图、更改图）。

（六）归档时间：凡具有法律依据和凭证的重要文件材料（审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等）在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料，声像材料在竣工验收后两个月内应归档。档案部门应认真进行审查、验收归档的文件材料，保证基建文件材料的完整。

第八条 基建文件材料的归档流程

学校规划建设处基建档案管理科（或后勤处档案员）和工程技术人员应按照归档范围，分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作，并负责立卷归档。工程项目基建文件材料分别由工程技术人员主持立卷归档的制度，即在工程项目竣工时，由工程技术人员按归档范围要求，将该项目文件材料收集齐全完整，并系统组卷，待项目验收后，交规划建设处基建档案管理科（或后勤处档案员）和部门负责人检查验收签字后，向档案馆移交，并办理好移交手续。

第九条 每个基建项目开始，学校规划建设处（或后勤处）应提出对该项目基建档案工作的要求，并做到在项目开始时，建立基建档案工作；在项目建设过程中，积累、整理、审定档案材料；在项目竣工验收时，向施工单位收交、审核全部合格的竣工图纸等材料。

第十条 基建工程技术人员应及时将职责范围内形成的文件材料按统一要求交给本部门档案员，材料应系统、完整，并有移交目录。

第十一条 学校规划建设处和后勤处具体负责本部门职能范围内基建档案的收集、整理、立卷工作，并在项目竣工验收后一年内向校档案馆移交。同时根据需要向城建档案馆移交一套基建档案。总图和各工程竣工图等常用图纸，规划建设处和后勤处除归档外，应留存一份备查。

第十二条 基建档案由学校档案馆统一管理，进行分类编号、编目、排架，妥善保管。

第十三条 属于学校基建项目的基建档案一般都属于永久保存。规划建设处、后勤处和档案馆应定期对基建档案进行检查、鉴定、以重新确定档案的保管期限，调整密级以及销毁等事项。

第十四条 为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经主管部门批准后方可变动。在改建、维修中所产生的基建文件材料，有关部门应随时整理，向档案部门补充归档。

第十五条 凡属省市重点建设项目，必须严格按照省市相关部门的要求，按时填报《重点建设项目档案管理登记表》和《重点建设项目档案验收申请表》，认真做好档案管理登记工作和档案验收工作。

第四章 纪律与监督

第十六条 在整个基建工程项目过程中形成的应该归档保存的各种载体的材料都属于国家所有，任何单位和个人不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。造成档案遗失的，要依法追究相关部门负责人及工作人员的责任。

第十七条 基建档案工作要纳入基建规划、计划，纳入管理制度和基建人员职责范围。学校规划建设处、后勤处要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、整理和归档立卷。

第十八条 工程项目建设要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与验收基建档案同步进行，否则基建项目不能进行竣工验收。如因基建文件材料未按要求归档，档案移交未经档案员验收通过，而私自进行竣工验收者，由此产生的一切后果由基建管理部门负责人和有关工作人员承担。学校纪检监察部门将对其进行责任追究。

第十九条 基建档案主要供本校利用。基建档案原件只有一套者，一般不借出，如确需借出，必须按规定办理审批手续、用毕及时归还。对造成基建档案丢失、破损、擅自拆装案卷者，除由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用外，并对其进行严格问责。

第五章 附 则

第二十条 本办法自2018年1月1日起施行，由学校档案馆负责解释。