（校档字[2017]3号 2018年1月1日起施行）

第一章 总 则

第一条 为了提高学校科研档案的质量和管理水平，充分发挥科研档案在我校和国家经济、社会发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《科学技术研究档案管理暂行规定》的有关规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 科研档案是在科学研究管理和研究活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。它是科研活动的真实记载，是科学技术储备的一种形式，是国家和学校的宝贵财富。科研档案实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，有利于科研档案的开发和利用。

第三条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，应当与科研计划管理、项目管理和成果管理等科研管理环节紧密结合，实现科研工作和建档工作“四同步”，即：下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研项目归档情况的证明材料同步。

第二章 科研档案管理机构及其职责

第四条 档案馆、学校各项目管理部门（包括科技处、学科办、教务处等）、各二级学院科研秘书共同构成学校科研档案工作系统，互相配合完成学校科研档案工作任务。

第五条 档案馆是学校档案工作的管理部门，负责指导、督促科研管理部门做好科研档案的形成、积累与立卷归档工作。

各项目管理部门（包括科技处、学科办、教务处等）应督促项目负责人按规定将应归档的材料及时归档，并负责科研管理性文件材料和科研项目材料的收集、积累与归档工作。

各二级学院科研秘书负责督促、检查本单位项目负责人做好各项目全过程中档案的形成、积累与归档工作。

第三章 科研档案的归档

第六条 各项目管理部门（包括科技处、学科办、教务处等）、各二级学院等科研文件材料形成单位，应当明确本部门科研档案工作负责人，项目管理部门的档案员及二级学院科研秘书应该及时收集、整理科研文件材料，按时归档，确保归档材料的完整、准确、系统。

第七条 确定归档范围的原则：

（一）归档的科研实践活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；

（二）归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，符合科研管理和科研实践活动的成套性特点；

（三）协作完成的研究项目，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属。

第八条 科研档案的归档范围包括：

（一）综合类。主要包括上级有关科研工作针对本校的重要文件及授奖材料，上级有关科研工作针对本校的一般文件，本校科研工作的重要决定、工作计划、总结，调查报告及有关规章制度，全校科研工作会议纪要、会议文件，科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理等文件材料，科研课题、项目经费的申报和批复材料，科研工作各类统计报表科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收（评估）等文件材料，科研成果汇编，本部门召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料和特殊载体档案材料等。

（二）项目类。包括以下各个环节的归档材料：

1.科研准备阶段：包括各项目审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。

2.研究实验阶段：各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往文件等。

3.总结鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。

4.成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

（三）专利类。包括专利申报、审批文件，实验、计算材料，设计和工艺说明书，专利证书、获奖证书等。 以及推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。

第九条 科研档案的归档要求：

（一）坚持实行科研文件材料形成单位立卷制度。项目主持人对所承担的课题研究所形成资料的收集、整理负责。项目管理部门、各二级学院管理机构对所承担科研管理工作范围内形成的档案材料的收集、整理负责。

（二）科研档案应当按时归档。科研综合管理性文件材料在次年六月底以前归档；科研项目材料在项目完成后两个月内归档，中断、停止的研究项目，在项目结束或中断、停止后两个月内归档；项目主持人负责科研项目材料的归档，归档材料由二级学院科研秘书规范整理后，统一上交学校项目管理部门，项目管理部门的档案员检查验收后按年度统一移交档案馆。

（三）归档的科研文件材料一律使用原件。如无原件应注明原因。归档材料必须字迹工整、图文清晰，归档文件材料不得使用铅笔、圆珠笔、红水笔、复写纸、易褪色的材料书写、绘制，科研文件材料一般归档一份，其中重要和经常使用的文件可酌加副本。

（四）内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

（五）将每个研究项目的科研文件材料进行系统整理时，应视其材料多少组卷，一题一卷或一题数卷。

（六）档案移交时，必须填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查，同时移交相应的电子文件及目录。

第十条 各项目管理部门（包括科技处、学科办、教务处等）对已完成的各个科研项目进行鉴定、验收和申报奖励时，须由档案馆出具证明方可进行；科研项目归档不符合要求，项目管理部门原则上不得受理、上报进行鉴定、验收和申报奖励。

第四章 科研档案的管理

第十一条 科研档案管理要实行标准化、规范化，严格按照规则，对接收的科研档案进行分类、编目，同时结合学校管理工作的现代化进程，逐步实现科研档案的现代化管理。

第十二条 档案馆对科研档案的接收、借阅、保管等情况进行管理，严格各项登记制度。

第十三条 科研档案的鉴定与销毁。由项目管理部门和档案馆组成科研档案鉴定和销毁工作小组，涉及科研项目的，必须邀请项目负责人参加。根据科研档案科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值的鉴定。对于超过保管期限的档案进行认真审查，提出鉴定意见，编制销毁清册，经学校档案鉴定与销毁领导小组批准后方可销毁。

第十四条 归档文件材料的补充：

（一）项目管理部门和项目负责人随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案馆归档；

（二）档案馆科研档案管理人员对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

第五章 科研档案的利用

第十五条 科研档案的利用，必须严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等法律法规和学校有关科研档案利用方面的管理规定。

第十六条 凡利用馆藏科研档案者，均应按档案馆规定办理利用手续。各项目管理部门（包括科技处、学科办、教务处等）、各二级学院项目负责人可查阅自身移交的档案。其他单位或个人查阅归档材料原则上需经项目管理部门同意，查阅项目档案材料原则上需经该项目负责人同意。

第十七条 档案馆应当努力开发利用科研档案，为提高学校教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。

（一）档案馆定期编制科研档案目录，在学校内部提供利用。并根据科研和管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，专题汇编、文件资料等，为利用者服务；

（二）充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及处理科研工作中的各种权益问题提供凭证；

（三）结合本单位管理工作现代化的进程，逐步应用计算机进行档案材料的检索、汇编等，提高开发利用科研档案的能力。

第六章 附则

第十八条 本办法自2018年1月1日起施行。由档案馆负责解释。