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学生档案是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才的重要依据，为新生建立好个人档案，是学生事务管理中的一项重要工作。根据《衡阳师范学院学生档案管理办法》的规定，为了做好2020级本科生（含专升本学生）、硕士研究生的新生档案材料的审核整理和归档工作，现就有关事项通知如下。

一、新生档案归档内容

1.普通高考新生（中职转段公费定向师范生）

（1）高中（中职）材料：高中（中职）毕业生登记表、素质教育材料、奖惩材料等。

（2）高考材料：包括高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表（含高考入学考试成绩单）等；除湖南省之外其他省份的考生，若高考时还有其他材料，也需保留在档案内。

（3）党、团组织材料：包括组织关系证明、志愿书等。

（4）新生入学体检表

（5）《婚姻情况登记表》（样表由校医院计生科提供，仅限已婚学生填写）

2.专升本新生

（1）高中及高考档案材料

（2）专科学习档案材料

（3）党、团组织材料：包括组织关系证明、志愿书等。

（4）《婚姻情况登记表》（样表由校医院计生科提供，仅限已婚学生填写）

3.研究生新生

（1）研究生阶段以前档案材料：包括高中、专科和本科等学习阶段的档案材料。专科、本科学习期间形成的材料主要有：高等学校学生登记表、高等学校学习成绩表、高等学校毕业生登记表、授予学位通知书、实习鉴定表、奖惩材料等。

（2）攻读硕士学位研究生录取登记表

（3）党、团组织材料

（4）新生入学体检表

（5）《婚姻情况登记表》（样表由校医院计生科提供，仅限已婚学生填写）

二、新生档案材料移送

1.新生档案收集前，请于10月12日前到档案馆领取《学生档案袋》、《学生档案材料密封袋》并认真填写好相关信息。

2.各学院收集所有新生档案材料后，根据2020级学生花名册，按学院、专业、班级、学号、姓名依次逐个对新生档案进行整理、完善。其中，专升本学生要按照其编入的学院、专业、班级、学号、姓名依次整理并完善。

3.将整理好的学生档案用《学生档案袋》进行一档一袋分装（无需密封），然后再用《学生档案材料密封袋》按班级装袋（无需密封）移交档案馆。入库前，由档案馆工作人员对学生档案进行抽查，无误后现场密封。如抽查不符合要求，本学院的学生档案将全部退回重新整理。

4. 新生的党组织材料移送校党委组织部，团组织关系移送校团委。

5. 请各学院于10月30日前（具体移送时间见注意事项第3条）填写好《2020级学生档案移交表》（见附件，一式一份）签字盖章后移送至档案馆利用流通科。

三、有关注意事项

1.请各学院指定专人负责新生档案的接收、汇总和建立工作。

2.请各学院按照档案材料目录顺序进行认真整理，做到不漏装、不错装、不遗失。在整理档案的过程中，对未交或缺、漏档案材料者，学院要及时通知学生在2021年3月前补交。其中，补办的档案材料需密封由学生自带或邮寄到就读学院，由各学院审核无误后统一移交档案馆归档保管。如未及时补办个人档案材料，导致日后不能办理有关事务的，由学生本人负责。

2. 学生档案材料因客观原因无法补办原件的，应在该生档案目录上做出标注，使用复印件替代存档，复印件上必须加盖“此复印件与原件一致”章及提供复印件单位的档案证明专用章或单位公章。

3. 严格按要求准确填写相关信息，书写时字迹要清晰工整，一律使用黑色签字笔，不得涂改，其中学号必须使用档案馆2019年度统一发放的打码机打码，不得手写，使用完毕后打码机要妥善保管。

4.各学院新生档案实行一次性移送，移送时间为10月30日以前，各学院具体移送受理时间安排如下：

5.档案馆办理新生档案接收部门：利用流通科（西校区办公楼506室，电话8484974）。

附件：2020级学生档案移交表.doc

                                              衡阳师范学院档案馆

                                                 2020年10月8日