校属各部门：

为做好2019年度《衡阳师范学院年鉴》（以下简称《年鉴》）编纂工作，现将《年鉴》材料征收的有关事项通知如下：

一、征收内容

2019年度各部门工作开展情况材料。

二、征收范围

1.各部门按照《<年鉴>材料收集目录》（附件1）上报材料；部门各类统计表格材料中，相关信息统计原则上截止到2019年12月31日。若附件1中有需要录入《年鉴》的重要材料未予列出，请相关部门配合档案馆年鉴编纂人员后续补充提供。

2.此外，基建处、后勤处、资产处、图书馆请根据部门工作实际，填报相应的学校资产状况表（表格项目内容由各部门确定）。

三、征收要求

1.《年鉴》是真实记载学校发展的历史，各部门必须严肃认真、负责任地提交材料，不得弄虚作假。

2.各部门年度工作总结材料，需按统一要求（见附件2）编撰，并经部门党政负责人确认签字。

3.《年鉴》材料中，各类统计表格、名单名录、部门年度总结需同时提供电子稿及纸质稿，其余材料提供电子稿即可。文字、表格材料须为可编辑的word、excel格式。

4.每份材料均需经各部门主管档案工作的负责人审定，纸质稿加盖部门公章。

5.材料电子稿发送至邮箱synjbzb@163.com（请在邮件中注明报送部门、报送人姓名及联系电话）；纸质稿报送至档案馆503室（西校区办公楼A01栋）。

6.各部门上交《年鉴》材料时应填写好《<年鉴>材料移交表》（附件3）。

7.《年鉴》材料上交截止时间为7月3日。联系人：刘仕龙，联系电话：8486698，61236（Ｖ网）。

附件：1.2019年度《年鉴》材料收集目录

2.各部门年度工作总结材料提供要求

3.2019年度《年鉴》材料移交表

                                    衡阳师范学院档案馆

　　                               2020年6月19日