校属各部门、各二级学院：

为进一步规范我校2020届毕业生档案材料的接收、整理和转递工作，根据学校学生档案管理的相关规定，现将相关事宜通知如下：

一、档案归档要求

（一）各学院应指定一名兼职学生档案管理员，全程负责该院毕业生档案收集、整理和归档事宜。

（二）归档材料范围

1.高中学籍档案与高校招生档案材料：主要有高中（或中职）毕业登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等，专升本学生应有专科学习期间的所有档案材料；

2.大学学籍档案材料（含学籍变迁材料，如休学、退学、留级、转专业、转学、专升本、入伍、出国等材料证明）；

3.学年鉴定表；

4.毕业生登记表；

5.毕业生体检表；

6.毕业生成绩单（含毕业论文或毕业设计成绩、实习成绩）；

7.实习鉴定表；

8.学位证书认定书；

9.奖惩材料：由学校相关部门提供的学生在校期间获得的校级以上表彰活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生、专项奖学金等审评证明材料）；由学校相关部门提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）；

10.各类资格证认定表（如教师资格认定表等）；

11.毕业生就业通知书；

12.党、团组织材料：团组织材料主要是入团志愿书，党组织材料主要包括入党申请书、入党志愿书、外调材料、思想汇报和转正申请书等；

13.更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等证明材料，需将个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料一同移送存档；

14.其他可供学校及社会录用人才时参考的材料（如创新创业档案材料等）。

（三）归档材料整理要求

1.归档材料应真实、完整，不得任意剔除或添加，不得错装、漏装。

2.归档材料需分类整理，以班级为单位，按学号顺序排列，并填写好《毕业生档案材料移交登记表》（附件一，在档案馆网页“下载专区”下载）。

3.归档材料在装袋前要认真检查，确保无误后加盖行政公章（本人文字材料还需由本人签名），并在学生档案袋的封面目录上分类统计，标记，不得涂改。

4.存有毕业生归档材料的相关部门将归档材料按要求整理好移交二级学院毕业生档案管理员，二级学院审核后再将所有毕业生归档材料以学院为单位，一次性移交档案馆学生档案管理科。

5.各二级学院移交的毕业生档案需经档案馆学生档案管理科随机抽查核对无误后方可进行密封。

二、档案移交时间

为了使毕业生档案能尽快寄达，请各学院严格按照规定时间到档案馆进行移交。

三、档案转递安排

各二级学院移交毕业生档案前，先按要求填写好《 届毕业生档案转递信息表》（附件二，在档案馆网页“下载专区”下载），经学生本人签字确认后加盖二级学院行政公章交档案馆学生档案管理科（西校区老办公楼五楼506办公室），电子稿发送到邮箱daglyltk@hynu.edu.cn。档案邮寄地址必须明确到省、市（县）、区、路、号，接收单位全称及电话号码。

若用人单位要求毕业生档案提前转递的，需毕业生持本人身份证、《调档函》原件、毕业证原件及复印件，到档案馆学生档案管理科按相关规定办理调档手续。

四、档案去向查询

请二级学院务必告知学生重视自己档案的去向。查询方式有两种：

第一种方式：档案馆将采用“邮政EMS标准快递”形式寄递毕业生档案。在毕业生档案寄递后，档案馆会及时通知二级学院，并上传每个毕业生快递单号，毕业生可根据快递单号（一年内有效）查询档案去向。

第二种方式：毕业生可登陆衡阳师范学院档案馆网页（http://dag.hynu.cn）“毕业生档案去向查询”系统，查询本人档案去向。

毕业生在查询档案去向时如有疑问，请及时与档案馆学生档案管理科联系，联系电话：0734-8484974。

                            衡阳师范学院档案馆

                                                          2020年5月20日