各相关学院：

为了加强我校学生档案的管理,切实做好学生档案的收集、整理、归档、保管等工作，现就2019级新生档案材料征收有关事项通知如下：

一、档案材料征收内容

1.普通高考新生（中职转段公费定向师范生）

（1）高中（中职）材料：包括高中（中职）毕业生登记表，素质教育材料、奖惩材料等。

（2）高考材料：包括高考报名登记表、高考体检表和高考成绩单等。

（3）党、团组织材料：包括组织关系证明、志愿书等。

2.专升本新生

   （1）高中及高考档案材料

   （2）专科学习档案材料

   （3）党、团组织材料

3.研究生新生

（1）研究生阶段以前档案材料

（2）攻读硕士学位研究生录取登记表

（3）党组织材料

（4）入学体检表

二、档案材料移送

1.新生档案收集前请到档案馆领取《学生档案袋》、《学生档案材料密封袋》、《2019级学生档案移交表》和学号打码机并认真填写好相关信息。

2.各学院收集所有新生档案材料后，根据2019级学生花名册，按学院、专业、班级、学号、姓名依次逐个对新生档案进行整理、完善。其中，专升本学生要按照其编入的学院、专业、班级、学号、姓名依次整理、完善。

3.将整理好的学生档案用《学生档案袋》进行一档一袋分装（无需密封），然后再用《学生档案材料密封袋》按班级装袋密封，并加盖学院公章移送档案馆学生档案管理科。

4.新生的党组织材料移送校党委组织部，团组织关系等移送校团委。

三、注意事项

1.各学院要按档案材料顺序进行认真整理，要有专人负责，做到不漏收、不错收、不遗失。在整理档案的过程中，如发现新生档案材料中有缺失的，请及时与学生本人联系，敦促其尽快完善。

2.严格按要求准确填写相关信息，书写时字迹要清晰工整，一律使用黑色签字笔，不得涂改，其中学号必须使用打码机，不得手写，打码机由档案馆统一发放，请妥善保管。

3.各学院新生档案实行一次性移送，移送时间为10月31日以前。

4.档案馆办理新生档案接收部门：学生档案管理科（西校区办公楼401室，电话8484974）。

衡阳师范学院档案馆

                                    2019年9月23日