校属各部门、各二级学院：

2019届毕业生档案转递工作即将开始，为了使我校2019届毕业生档案材料的接收、整理和转递工作顺利进行，根据学校学生档案管理的相关规定，现将相关事宜通知如下：

一、档案归档要求

㈠ 各学院应指定1名毕业生档案管理工作的负责人，全程负责该院毕业生档案收集、整理和归档事宜。请各学院将毕业生档案管理工作的负责人名单于6月7日前以电子邮件的方式发送到档案馆学生档案管理科（含姓名、联系方式；发送邮箱258070592@qq.com）。

㈡ 归档范围

1.高中学籍档案与高校招生档案材料：主要有高中（或中职）毕业登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等，专升本学生应有大学学习期间的所有档案材料；

2.大学学籍档案材料（含学籍变迁材料，如休学、退学生、留级、转专业、转学、专升本、入伍、出国等材料证明）；

3.学年鉴定表；

4.毕业生登记表；

5.毕业生体检表；

6.毕业生成绩单（含毕业论文或毕业设计成绩、实习成绩）；

7.实习鉴定表；

8.学位证书认定书；

9.奖惩材料：由学校相关部门提供的学生在校期间获得的校级以上表彰活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生、专项奖学金等审评证明材料）；由学校相关部门提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）；

10.各类资格证认定表（如教师资格认定表等）；

11.毕业生就业通知书；

12.党、团组织材料：团组织材料主要是入团志愿书，党组织材料主要包括入党申请书、入党志愿书、外调材料、思想汇报和转正申请书等；

13.更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等证明材料，需将个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料一同移送存档；

14.其他可供学校及社会录用人才时参考的材料（如创新创业档案材料等）。

请学院于6月21日前把毕业生档案材料备齐、整理，并于6月28日前将全部档案材料移交到档案馆学生档案管理科。

㈢ 整理要求

1．在毕业生档案材料收集完整的基础上，分类整理，以班级为单位，按学号顺序排列，并填写好移交清单（《毕业生档案材料移交登记表》请在“衡阳师范学院档案馆‘下载专区’”中下载）。同一学院内有同名同姓的毕业生，其归档材料要特别注明，以免误装误发。

2．在毕业生档案整理及归档过程中，要确保档案材料的真实性，不得任意剔除或添加毕业生档案材料。

3.毕业生档案装袋时要进行认真检查，防止错装、漏装。装袋之后，要对每位毕业生档案材料进行全面清理，在确保档案材料无误后，需在学生档案袋的封面目录上分类统计、标记，不得涂改。

4．各部门移送的所有毕业生档案材料均应加盖公章。

5．为了不影响毕业生档案的转递进程，请以学院为单位，将所有毕业生档案材料一次性移送。相关职能部门有毕业生档案材料需交由各学院统一移送的，请将相关材料提前整理好，并于6月22日前移送给各学院毕业生档案管理工作负责人。

6.各学院在移送毕业生档案以前，应对袋内所有档案材料进行认真检查，以防漏装。各学院移交毕业生档案材料密封之后，不得再临时添加任何档案材料。

二、档案移送时间

为了使毕业生档案能尽快寄达，请各学院严格按照规定时间到档案馆进行归档。

三、档案转递安排

毕业生档案拟在7月12日前寄出。各学院移送学生档案前务必在6月21日之前将学生档案转递的详细地址汇总表纸质稿（必须由学生本人签名确认）和电子稿一并提供到学生档案科。档案邮寄地址必须明确到省、市（县）、区、路、号，接收单位全称，具体接收部门以及电话号码。

若用人单位要求毕业生档案提前转递的，需毕业生本人严格按相关规定办理手续，到学生档案管理科直接提取。

四、档案去向查询

请各学院告知毕业生档案的查询方式。档案寄出一个星期后，毕业生可到所在工作单位或上级主管部门（或托管单位）查实本人档案是否收到。关于学生档案的去向，所有毕业生可登陆学校档案馆网页（http://dag.hynu.cn/）“毕业生档案去向查询”一栏查询。如有疑问，可来电咨询，联系电话为：0734－8484974。

衡阳师范学院档案馆

                             2019年5月27日