各学院：

2018级新生已经报到入学，现将新生档案材料征收有关事项通知如下：

1.普通高考新生档案材料内容

⑴ 高考材料：包括高考报名表、体检表和高考成绩表等；

⑵ 高中材料：包括高中毕业生登记表，素质教育材料、奖惩材料等。

⑶ 党、团员组织材料：包括组织关系证明、志愿书等。

2.专升本新生档案材料内容

    ⑴高中、高考档案材料

    ⑵专科学习档案材料

    ⑶ 党、团员组织材料

3.档案材料移送

以上高考材料、高中材料以及《入团志愿书》移送校档案馆。党员材料移送校党委组织部，团员组织关系等移送校团委。

移送校档案馆的档案材料需按照以下要求做好相关工作。

⑴ 整理 各学院收集新生档案材料后，根据2018级学生花名册，按学院、专业、班级、学号、姓名依次逐个对新生档案进行整理。专升本学生要按照其编入的学院、专业、班级、学号、姓名依次整理。

⑵ 装袋 到档案馆领取学生档案袋，填写好档案袋上的相关信息，包括专业、姓名、学号等，档案装袋。

⑶ 移送 填写并打印《新生档案材料交接登记表》（一式二份，档案馆、各学院各一份），连同档案材料，移送校档案馆。

4.注意事项

⑴ 各学院要认真做好新生档案征收工作，要有专人负责。做到不漏收、不错收、不遗失。

⑵ 严格按要求准确填写相关信息。学生填写档案袋相关信息时，态度要端正，书写要工整，字迹要清楚，一律用毛笔或使用黑色和蓝黑墨水的钢笔填写，不得涂改。

⑶ 各学院新生档案实行一次性移送，移送时间为10月31日以前。校档案馆不接收学生个人送交档案。

⑷ 校档案馆办理新生档案接收部门：学生档案管理科（西校区办公楼402室，电话8484974）。

                   衡阳师范学院档案馆   

                      2018年9月28日