各学院：

为了使广大毕业生在学校留下珍贵的声像档案资料，档案馆将对应届毕业生合影照片进行及时归档。请各院督促负责毕业生工作的学生辅导员严格按照《毕业合影照片归档要求》(见附件)，认真填写好《照片移交目录》，于6月30日前到档案馆学生档案科办理移交手续。

                                             档案馆

                                             2018年4月28日

附件一：

毕业合影照片归档要求

1、各学院向档案馆移交的毕业合影照片均要填写《案卷移交目录》一式两份，“移交人”一栏由学生辅导员手写签名。

2、移交的合影照片扩印规格为： 7 寸。

3、各学院移交的合影照片包括纸质照片和相对应的电子照片各一份。

纸质照片要求：每张照片正面上方应标有“衡阳师范学院××学院××届××专业×班毕业留念”字样，照片反面须注明与照片上对应的师生姓名。

电子照片要求：每个班级需提供以“××学院××届××专业×班毕业合影”命名的电子照片一张，并附合影者一一对应的师生姓名一份。每个学院的电子照片应建立单独的文件夹，以“××学院××届学生毕业合影”命名。

电子照片可复制到U盘到档案馆学生档案科拷贝留存，也可发送至档案馆指定邮箱syxsdak@163.com。

4.联系人：冯艺 刘筱筠；联系电话：8484974。