各部门：

2017年度全校综合档案各类载体的征收工作现已开始，请各部门主管档案工作的领导和兼职档案管理员按照《衡阳师范学院归档范围与保管期限》的内容要求，将2017年度形成的综合档案各类载体按照归档范围与保管期限收集整理好，并在规定时间内移送校档案馆。现将有关事项通知如下：

一、归档要求

（一）纸质档案类

1．各部门所移交的纸质档案材料应按照《衡阳师范学院归档范围与保管期限》的要求，做到内容完整，特别是核心档案材料应收集完整；

2．所收集的纸质文件档案材料（含上级的与院级的）与合同档案材料原则上应是原件，特别是学校（含由各部门上报的）各类统计报表、基建档案（含校园内兴建各种小项目、维修项目、校园绿化等）、学校（含各部门）对外签订的合同、教学（含省质量工程建设材料，特色专业材料，教学改革申报与评奖材料，省级以上的精品课程材料等）、科研与学科建设（含产学研、各种平台建设、转型发展材料、与厂矿企业、学校合作办学材料等）、协同创新、学生管理工作、财务账目、资产管理与仪器设备的购置等重要文件档案应移交原件；

3．须对纸质文件材料进行系统整理立卷。要求按档案自然形成的规律组卷，盖好档案专用章，用B2铅笔编制好页码，制作卷内目录（一式三份，可从档案馆网页上下载），写好备考表，并用不锈钢订书针或不锈钢钢夹装订好。

（二）电子档案类

1.电子档案是学校档案信息化建设的重要基础，各部门移交纸质文件档案材料的同时，一并移交电子档案文件。电子档案文件须同时具有目录和正文；

2.中央各部门、省、市党政机关在网上发出的通知、文件、领导的重要讲话等，请学校党政办和相关部门将2017年度接收上述重要的电子文档材料收集、归类、整理、编目，将这部分电子档案移送给校档案馆。

（三）声像档案与实物档案类

请各部门切实加强对声像（含照片、光碟、视频）、实物等档案载体的收集力度。实物档案原则上征收获得省部级以上的奖牌、荣誉证书、奖杯、锦旗等。要求按件登记、并编制目录（含注明序号、获奖名称、获奖时间、事由、获奖等级、备注等）；声像档案材料要求按时间顺序排列，按事件分组，并编目。

二、注意事项

1.2016年度有个别部门的纸质文件材料整理存在没有盖归档专用章、未用B2铅笔编制页码、归档文件目录每页10行字体不合要求等现象，甚至有的部门没有按照《衡阳师范学院归档范围与保管期限》来归档。本次档案征集、整理务必严格按照通知要求来执行，否则，不合规范的档案不办理入库手续。

2. 2018年1月1日学校下发了科研档案管理实施办法与基建档案管理实施办法，请基本建设类档案征收部门（规划建设处、后勤处）与科研类档案征收部门（科技处、学科办、教务处）严格按要求进行整理归档移交。

三、移交时间与地点

请各部门于2018年6月30日之前按照纸质档案类、声像档案与实物档案类办理好档案移交手续。移交地点：档案馆综合档案管理科。

附表1：纸质档案类移交表

附表2：实物档案类移交表

附表3：声像档案类移交表

衡阳师范学院档案馆

  2018年4月28日