校属各部门：

为编写2017年度《衡阳师范学院年鉴》（以下简称《年鉴》），需在全校范围内征收2017年度《年鉴》材料。现将有关事项通知如下：

一、征收范围：

1.各部门按照《<年鉴>材料收集目录表》（附件1）整理上报2017年度《年鉴》材料。相关信息统计原则上截止到2017年12月31日（特殊情况请注明）。

2.相关部门填报《2017年度衡阳师范学院资产状况表》（附件2）。包括规划建设处、后勤处、资产处、图书馆等。

二、征收要求：

1.《年鉴》是真实记载学校发展的历史，各部门必须严肃认真、负责任地提交材料，不得弄虚作假。

2.每份纸质材料均须由各部门档案员签名后，经各部门主管档案工作的“一把手”签字审定，加盖部门公章再上交。

3.《年鉴》材料须同时提供电子稿及纸质稿（电子照片、视频资料仅提供电子稿），所有文字材料（含表格）均用Word文档格式整理好。电子稿发送至邮箱：syxsnjk@163.com（请在邮件中注明报送部门、报送人姓名及联系电话）；纸质稿报送至档案馆校史与年鉴编撰科（西校区办公楼A01栋504室）。

4.各部门上交《年鉴》材料时应填写好《<年鉴>材料移交表》（附件3）。

5.《年鉴》材料上交截止时间为4月10日。联系人：刘仕龙，联系电话：8486698，61236（Ｖ网）。

附件：1.2017年度《年鉴》材料收集目录表

2.2017年度衡阳师范学院资产状况表

　　　3.2017年度《年鉴》材料移交表

                                衡阳师范学院档案馆

　　                      2018年3月19日