校档字〔2017〕1号

校属各部门：

经校长办公会研究同意，现将《衡阳师范学院学生档案管理办法》印发给你们，请认真学习并遵照执行！

附件：衡阳师范学院学生档案管理办法

衡阳师范学院

2017年6月26日

附件：

衡阳师范学院学生档案管理办法

第一章总则

第一条 为了加强对学生档案的管理，实现学生档案管理的规范化、标准化、信息化，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及《普通高等学校学生管理规定》（教育部第41号令）等文件精神，结合我校学生档案管理工作的实际情况，特制定本办法。

第二条 学生档案是人事档案工作的组成部分之一。学生档案是学生在校期间德、智、体等各方面表现的历史记录，是用人单位任用人才的重要根据。建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况，真实地、全面地反映学生的成长过程及有关的情况。学生档案管理是指学校对学生档案的收集、整理、归档、保管、利用、转递等工作。

第三条 在学校党委、行政的领导下，学生档案实行由校档案馆统一管理，各学院和相关职能部门密切配合的管理制度。档案馆负责落实国家和学校档案管理规定，建立学生档案管理规范，指导和检查全校学生档案的管理工作；各学院负责做好学生档案的审查、整理、补充、完善、移交和相关的日常管理；学校相关部门（校组织部、团委、教务处、学生工作处、招生与就业指导处、后勤处、医院）等协助做好学生档案的收集整理归档转递等工作。

第四条 各学院指定一名兼职学生档案管理员负责本届学生档案的管理工作，兼职学生档案管理员应认真履行岗位职责，严格档案纪律，熟悉档案业务，不断提高档案管理水平和服务质量。

第二章归档范围

第五条 学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益，对所收集的档案材料，一定做到整理规范，准确真实，签署完备。

第六条 根据学生档案适应国家人事工作需要的原则，在校期间学生档案材料应及时收集、整理、完善，学生毕业时档案材料应包括以下内容：

（一）入学前学籍档案与高校招生档案材料：主要有高中（或中职）毕业登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等。

（二）大学学籍档案材料（含学籍表以及学籍变迁材料，如休学、退学、升留级、转专业、转学、专升本、入伍、出国等材料证明）。

（三）学年鉴定表。

（四）毕业生登记表。

（五）毕业生体检表。

（六）毕业生成绩单（含毕业论文或毕业设计成绩、实习

成绩）。

（七）实习鉴定表。

（八）学位证书认定书。

（九）奖惩材料：由学校相关部门提供的学生在校期间获得的校级以上表彰活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生、专项奖学金等审评证明材料）；由学校相关部门提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）。

（十）各类资格证认定表（如教师资格认定表等）。

（十一）毕业生就业通知书。

（十二）党、团组织材料：团组织材料主要是入团志愿书，

党组织材料主要包括入党申请书、入党志愿书、外调材料、思想汇报和转正申请书等。

（十三）更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生

日期、入党入团时间、参加工作时间等证明材料，需将个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料一同移送存档。

（十四）其他可供学校及社会录用人才时参考的材料（如创

新创业档案材料等）。

第三章归档要求

第七条 新生入学后，网上招生的电子档案材料由招生与就业指导处直接转至校档案馆；学生自带的纸质档案，在新生入学报到时交由各二级学院，各二级学院到档案馆领取学生档案袋，按照教务处编印的新生花名册，把学生档案袋封面上的专业、学号、姓名填写好，然后连同新生档案材料移送校档案馆学生档案管理科。新生档案建立工作应于当年11月前完成。

第八条 学生每学期形成的档案材料由各建档部门按时收集，归档时需按学号顺序（以教务处学生花名册为准）排列，并及时移送档案馆学生档案管理科。毕业生的各类档案材料必须于每年6月底之前完成归档。

第九条 凡外校转入、专升本学生档案，材料必须完整齐全，由教务处负责收集和移交，并附上名单；凡学生退学、休学、转专业、升留级等，教务处应将文件或决定及时转送档案馆学生档案管理科。

第十条 各部门在移交学生档案的同时，对相应的学生电子档案材料要一并移交。

第十一条 学生档案材料必须是办理完毕的正式文件材料，且必须完整、真实，文字清晰，对象明确，具有保存价值。原则上不得使用复印件代替原文件存档（若一定要使用复印件，复印件必须加盖原文件单位公章和经办人签名）。

第十二条 凡学生档案材料必须加盖公章方能有效，个人文字材料必须由本人签名。

第十三条 各类档案材料必须用炭素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水填写。

第十四条 学生档案材料中，姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字；出生的年月日不能写错。否则责任由填写人承担。

第十五条 各建档部门对学生档案管理要分类收集、整理，认真鉴别，对于归档材料不符合要求的，应退回各有关建档部门重新整理。各部门在归档时应详细填写《学生档案材料移交登记表》，移交档案时，需经学生档案管理科工作人员认真核对后，才能办理交接手续。

第十六条 档案馆学生档案管理科要对在校学生档案情况和毕业生档案的去向建立数据库，实行信息化动态管理。

第四章学生档案的利用

第十七条 学生档案材料在校期间若需查阅，查阅单位必须出示相关证件或介绍信，履行登记手续和审批手续后，方可查阅。学校相关人员因工作需要，经相关领导同意并登记后可查询学生档案材料。

第十八条 任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。

第十九条 学生档案材料原则上不予外借。如必须借出使用，要由借阅单位开具借阅函，说明借阅理由，注明归还时间（不超过一周），并由相关领导审批，经档案馆批准同意后方可借阅，并按规定日期归还。

第二十条 借阅学生档案时，学生档案管理科与借阅人应对所借阅的学生档案材料进行认真清点，办理书面借阅手续，借阅人必须遵循保密制度（详见第六章），不得对学生档案材料擅自处理，如有损毁、丢失由借阅人负责。

第五章学生档案的转递

第二十一条 对学生档案材料的收集、归档工作由相关部门确定专人负责，并在规定的时间内将学生档案材料移送至校档案馆。

第二十二条 学生档案的去向

（一）学生档案按毕业生就业报到证上签发的单位转送；考取研究生的，其档案按录取院校地址转送。毕业生在党政机关，企事业单位就业后，校档案馆学生档案科应及时将学生档案转给就业单位或主管部门；在外商投资企业、民办学校、乡镇企业、区街企业、私营企业等非国有企业事业单位就业的毕业生，人事档案一律转递给各级人才交流中心。

（二）在校学生应征入伍且保留学籍的，或自费出国保留学籍的学生，在入伍期间或留学期间的个人档案，由档案馆负责保管；学生复学后，凭教务处复学证明资料，将其档案归入所在专业和班级。

（三）对被开除、勒令退学或自动退学、失踪、死亡的学生，其档案退回其家庭所在地。

（四）若毕业生改签单位，必须先同招生与就业指导处联系。如未及时告知或已过改签期限，导致档案转递出错的，责任由本人承担；若毕业生未到用人单位报到、或档案馆转递地址不详与有误被退回、或被录用单位退回学校的毕业生档案，将在规定期限内转回生源地所在的人事部门。

（五）申请办理档案保留在学校的毕业生档案，原则上只能保存两年。保留期满后，将根据有关规定将档案转递给生源所在地的人事部门。

第二十三条 学生档案转递程序

（一）学生档案材料收集完整且整理完毕后，档案工作人员要进行认真核对，在清点无误后，必须进行密封。

（二）学生档案遵照有关规定进行转递。如外单位派专人来提取或本人提取，必须持人事或组织部门出具的调档函和学校招生就业处开具的档案发放表方可办理。

（三）转出的学生档案必须详细填写“学生档案转递通知单”，通知单上要加盖公章，放入邮寄档案的信封中。

（四）档案馆在学生档案转递过程中，手续要齐全，并备有详细而准确的查询材料（如名册、单号等）。学生档案管理科应将毕业生档案去向公布在档案馆查询网页上，并进行动态更新，以备查询。

第六章纪律与监督

第二十四条 学生组织部门与纪检监察部门要加强对档案馆及相关建档部门学生档案的监督与检查，严肃纪律、严格管理，确保学生档案材料收集归档、保管与转递工作有序进行。

第二十五条 在学生档案材料收集归档过程中，学生档案材料形成的部门、学生档案管理工作人员和学生本人必须严格执行本规定，并遵守以下纪律：

（一）任何人不准以任何借口私下拆散、涂改、抽取、撤换、伪造或销毁档案材料，不得在学生档案上圈画、批注。

（二）不准将应归档材料据为己有，或者拒绝拖延归档。

（三）不得将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。

（四）不得泄露或擅自向外公布学生档案内容，因工作需要须摘录学生档案内容时，应经档案馆同意。摘录材料要妥善保管，不得私自存放。

（五）任何单位或个人无权截留或扣发按国家计划就业的毕业生档案；严禁任何人私自保管自己或他人档案。

（六）严禁擅自拍摄或复制学生档案，若因工作需要须从档案材料中取证复制的，应经档案馆负责人批准。

第二十六条 对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第七章附则

第二十七条 本办法适用于我校全日制本科在籍学生。

第二十八条 本办法自公布日起开始执行，由档案馆负责解释。

文字：档案馆