校属各部门：

2016届毕业生档案转递工作即将开始，为了进一步规范我校2016届毕业生档案材料的接收、整理和转递工作，根据学生档案管理的相关规定，现将相关事宜通知如下：

一、毕业生档案归档内容、要求

（一）各学院应指定1名毕业生档案管理工作的负责人，全程负责该院毕业生档案收集、整理和归档事宜。请各学院将毕业生档案管理工作的负责人名单于6月5日前以电子邮件的方式发送到档案馆学生档案管理科（含姓名、联系方式；发送邮箱为：258070592@qq.com）。

（二）归档范围：毕业生档案材料主要包括新生录取材料，党、团员材料，奖惩材料，学年鉴定表，学习成绩登记表，毕业生体检表，实习鉴定表，学位证书认定通知书，教师资格认定表（或国家认定的其他从业资格认定材料），毕业生登记表，就业通知书，专升本（或转入）学生档案以及其他应归档的材料。除以前按学年已移交的部分档案外，大部分需这次移送归档。请各相关职能部门和学院于6月19日前把毕业生档案材料备齐、整理，并于6月26日前将全部档案材料移交到档案馆学生档案管理科（办公电话：8484974）。

（三）整理要求

1．在毕业生档案材料收集完整的基础上，分类整理，以班级为单位，按学号顺序排列，并以表格的形式列出每位毕业生档案材料的移交清单（见附件）。同一学院内有同名同姓的毕业生，其归档材料要特别注明，以免误装误发。

2．在毕业生档案整理及归档过程中，要确保档案材料的真实性，不得任意剔除或添加毕业生档案材料。各学院毕业生档案管理工作负责人要组织人员在规定的时间内到档案馆学生档案管理科移交毕业生档案材料。装袋时要注意防止错装、漏装。装袋之后，要对每位毕业生档案材料进行认真清理，在确保档案材料无误后，需在学生档案袋的封面目录上分类统计、标记，然后与学生档案管理科工作人员办理书面移交手续。

3．各部门移送的所有毕业生档案材料均应加盖公章。

4．为了不影响毕业生档案的转递进程，请以学院为单位，将所有毕业生档案材料一次性移送。机关单位有毕业生档案材料的部门，需交由各学院统一移送的，请将相关材料提前整理好，并于6月24日前移送给各学院。

二、毕业生档案移送时间安排

为了使毕业生档案能尽快寄达，请各学院在规定时间内到档案馆进行归档。如需变动，请与档案馆学生档案管理科联系。

归档时间

归档学院

6月27日

人文社会科学学院、经济与管理学院、法学院、体育科学学院

6月28日

文学院、新闻与传播学院、生命科学与环境学院

6月29日

外国语学院、教育科学学院、计算机科学与技术学院

6月30日

数学与统计学院、物理与电子工程学院、音乐学院

7月1日

化学与材料学院、城市与旅游学院、美术学院

三、几点说明

1．毕业生档案转递工作事关学生的就业及以后工作的诸多问题，一旦出现毕业生档案材料漏装、误装、错投或档案丢失等问题，将损害毕业生个人权益。同时也对学校工作造成不良影响。因此请各相关部门高度重视，认真做好各部门毕业生档案转递工作。

2.学生档案管理科将密切配合各部门的档案移交和整理工作，并尽可能提供帮助。

3.毕业生档案拟在7月15日前寄出。若用人单位要求毕业生档案提前转递的，需毕业生本人直接到学生档案管理科办理提档手续。

4.请各学院告知毕业生档案的查询方式。档案寄出之后的一个星期后，毕业生可到所在工作单位或上级主管部门（或托管单位）查实本人档案是否收到。关于学生档案的去向，毕业生可登陆学校档案馆网页（http://dag.hynu.edu.cn/）“提档查询”一栏查询。如有疑问，可来电咨询，联系电话为：0734－8484974。

附件：《毕业生档案材料移交登记表》

衡阳师范学院档案馆

2016年5月16日

2016届毕业生档案转递通知.doc

文字：档案馆