各学院：

2015级新生已经入学，根据上级有关文件精神，已录取的新生档案材料由其本人将高中阶段档案带来交给录取学校。校档案馆决定：凡2015级新同学，在开学报到时，应将其本人的档案材料交给所在学院，然后由所在学院一次性移送校档案馆学生档案管理科（西校区办公楼402室，电话8484974）。现将相关事项通知如下：

1．各学院应在新生入学报到时将新生档案材料收集好，并妥善保管，以免遗失；对于这次没有及时将档案带来的新生，要求他们在国庆长假期间带来。否则，将会对其本人以后的工作和生活带来不便。

2．新生档案移交内容：（1）高考材料：包括高考报名表、体检表和高考成绩表等（注意：该材料是一套完整的档案材料，可不必打开，直接移交）；（2）高中材料：主要是高中毕业生登记表，另若有素质教育材料、奖惩材料等一并移送；（3）党、团员组织材料：党员材料直接由各学院部移送校组织部，团员组织关系证明和团员证不移送校档案馆，团员只要求移交《入团志愿书》等。

3．新生档案材料的整理与移送：（1）各学院收集新生档案材料后，须根据入学后教务处下发的最新的2015级学生花名册，按学院、专业、班级、学号顺序、姓名逐个对新生档案进行清理；（2）各学院于9月30日之前到档案馆学生档案管理科领取新生档案袋，并根据教务处下发的最新的2015级学生花名册，把档案袋上的专业、姓名、学号等基本信息用钢笔（黑色墨水）填写好（要求字迹清楚、书写工整），然后将清理好的新生档案材料装入相应的新生档案袋中；（3）按《新生档案材料交接登记表》的格式，将学号、姓名、专业、班级等信息输进去，并打印两份，连同装袋的新生档案材料于10月份一并移交院档案馆学生档案室。经双方清点无误后，填写《新生档案材料交接登记表》。一份留院档案馆，一份由学院保存；（4）移送新生档案材料的具体时间，请各学院与校档案馆学生档案管理科工作人员直接联系，但10月底之前须移交完毕。

4．务请各学院主管学生工作的负责人及学生辅导员对全院学生进行一次加强档案意识的教育。建议具体内容如下：（1）学生档案是学生本人学习、生活和工作轨迹的记录，是以后各类招聘、入伍、公务员考试等招考单位必须重点考察的内容之一。因而不能缺少相关材料，更不能遗失（若遗失，没办法补上）；（2）学生在填写自己的档案材料时，态度要端正，书写要工整，字迹要清楚，一律用毛笔或使用黑色和蓝黑墨水的钢笔填写；（3）学生毕业时,所填写的档案去向地址要准确、详细;同时所有毕业生档案去向均可登录“衡阳师范学院档案馆”网页，点击“学生档案”一栏，进入“档案查询”类查询。

5．如有疑问，请与校档案馆学生档案管理科联系。

附件：新生档案材料交接登记表.doc

                                            衡阳师范学院档案馆

                                             2015年9月14日

文字：档案馆