院属相关部门及各系部：

2015届考研学生的调档工作已经开始，请各系部及相关部门加以协助配合，现将考研学生档案转递要求通知如下：

1．录取学校要求在6月上旬之前必须调阅考生档案的，请考研学生持本人身份证或学生证、录取学校的调档函，到院招生与就业指导处就业科开具“档案去向表”，然后持“档案去向表”，本人身份证或学生证到院档案馆学生档案管理科（西校区办公楼402室，电话：8484974）办理档案转递手续。学生档案管理科将在5～6月份的每周星期五下午派人到衡阳市机要室办理考研学生档案邮寄业务。

2．因现在毕业生档案材料不全（只有高考录取材料、大学前两年的学年鉴定表。毕业生档案要在6月底之前才能全部收集完毕），因此现在调档几乎没有大学时期的档案材料。请考生与录取院校说明这一情况，提出推迟调档要求。如有必要，院档案馆将为考研学生出具相关证明。若录取学校同意在考生档案材料收集完整且整理完毕后调档的，我们将在7月20日左右将考生档案直接邮寄给录取院校。

3．要求考研学生务必提供准确、详细的档案邮寄地址。若因地址不详等原因退回院档案室的，院档案馆不负责任。

4．请各系部于6月19日前将本系考研学生名单汇总后报送档案馆学生档案管理科，以便邮寄时核对，确保无遗漏。同时迅速、准确地将该通知告知考研学生，并提醒学生互相转告。

衡阳师范学院档案馆

2015年4月9日

文字：档案馆