校属各部门、各教学院：

为进一步规范我校2021届毕业生档案材料的收集、整理和转递工作，根据学校学生档案管理的相关规定，现将2021届毕业生档案转递工作的相关事宜通知如下：

一、毕业生档案的收集

各教学院应指定一名兼职学生档案管理员，全程负责该教学院毕业生档案收集、整理和归档事宜。

二、毕业生档案归档范围

1.高中学籍档案与高校招生档案材料：主要有高中（或中职）毕业登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表（含入学考试各科成绩表）等，专升本学生应有专科学习期间的所有档案材料；

2.新生入学体检表；

3.高等学校学生（学籍）登记表；

4.免费师范生定向就业协议书（仅限该类型学生）；

5.大学学籍档案材料（含学籍变迁材料，如休学、退学、留级、转专业、转学、专升本、入伍、出国等材料证明）；

6.学年鉴定表；

7.毕业生登记表；

8.毕业生成绩单（含毕业论文或毕业设计成绩、实习成绩）；

9.实习鉴定表；

10.学位证书认定书；

11.奖惩材料：由学校相关部门提供的学生在校期间获得的校级以上表彰活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料）；由学校相关部门提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）；

12.各类资格证认定表（如教师资格认定表等）；

13.毕业生就业通知书；

14.党、团组织材料：团组织材料主要是入团志愿书，党组织材料主要包括入党志愿书（正式党员）、入党申请书、转正申请、思想汇报、外调证明材料等；

15.更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等证明材料，需将个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料一同移送存档；

16.其他可供学校及社会录用人才时参考的材料（如创新创业档案材料等）。

三、毕业生档案整理要求

1.归档材料应真实、完整，不得任意剔除或添加，不得错装、漏装。

2.为方便各教学院整理、审核毕业生档案，各教学院负责学生档案的老师可于2021年5月31日-6月4日来档案馆利用流通科领取2021届毕业生入学时移交至档案馆的学生个人档案材料。

3.归档材料需分类整理，以班级为单位，按学号顺序由小到大排列，并填写好《2021届毕业生档案材料移交登记表》（附件1）。

4.归档材料在装袋前要认真检查，确保无误后加盖行政公章（本人文字材料还需由本人签名），并在学生档案袋的封面目录上分类统计、标记，不得涂改。

5.存有毕业生归档材料的相关部门将归档材料按要求整理好移交各教学院毕业生档案管理员，各教学院审核后再将所有毕业生归档材料以教学院为单位，一次性移交档案馆利用流通科。

6.各教学院将整理好的毕业生档案用《学生档案袋》进行一档一袋分装（无需密封），移交档案馆利用流通科。入库前，由档案馆工作人员对毕业生档案进行至少10%的抽查，抽查无误后，各教学院在档案馆现场密封《学生档案袋》。如抽查不符合要求，相应教学院的学生个人档案将被全部退回，进行重新整理，直至抽查无误后，方可入库进行现场密封。

四、毕业生档案移送

（一）移送时间

为了使毕业生档案能尽快寄达，各教学院要严格按照规定时间到档案馆利用流通科进行移交。

（二）移送要求

1.各教学院要在移送毕业生档案前，先按要求填写好以下五种表格：

（1）《2021届毕业生档案材料移交登记表》（附件1）

（2）《2021届毕业生档案集中转递信息表》（附件2）

（3）《2021届考研毕业生档案转递信息表》（附件3）

（4）《2021届留校毕业生档案信息表》（附件4）

（5）《2021届公费定向师范毕业生档案转递信息表》（附件5）

以上五种表格的电子稿请于6月15日前发送至档案馆利用流通科邮箱daglyltk@hynu.edu.cn；纸质稿（其中附件2、3、4、5需按“隐藏打印样表”格式打印）一式一份，需经学生本人亲自核实、签字确认后加盖教学院行政公章，按规定的受理时间移送至档案馆利用流通科（西校区老办公楼五楼506办公室）。档案邮寄地址必须明确到省、市（县）、区、路、号，接收单位全称及电话号码。

其中的《2021届毕业生档案集中转递信息表》（附件2），档案馆已将湖南省内档案接收单位的转递信息提前录入表格。在该表格中，性别、民族、入学年份、学院、专业、毕业年份、转递类型、地市、档案接收单位、接收单位详细地址、接收单位电话、有无报到证、有无党员材料等信息，均可在表格中按先后顺序进行点击选择，其它信息需要手动录入；湖南省外学生及考上编的学生填写该表格，除档案接收单位、接收单位详细地址、接收单位电话要由学生个人确定、手动填写外，其它信息的填写和省内学生一样。

湖南省内的档案接收单位相关信息仅供参考，毕业生档案的转递仍以当地有关部门要求及学生本人自行联系的为准，进行邮寄。

若用人单位要求毕业生档案提前转递的，需毕业生持本人身份证原件及复印件、《调档函》原件、毕业证复印件，到档案馆利用流通科506室按相关规定办理调档手续。

四、档案去向查询

各教学院负责毕业生档案的老师务必告知毕业生重视自己档案的去向。毕业生可登陆衡阳师范学院档案馆网站首页，通过“学生个人档案去向查询服务”平台，查询本人档案去向。

毕业生在查询个人档案去向时如有疑问，要及时与档案馆利用流通科联系，联系电话：0734-8484974。

附件：

1.《2021届毕业生档案材料移交登记表》

　　2.《2021届毕业生档案集中转递信息表》

　　3.《2021届考研毕业生档案转递信息表》

4.《2021届留校毕业生档案信息表》

5.《2021届公费定向师范毕业生档案转递信息表》

衡阳师范学院档案馆

2021年5月28日

附件1-5.rar