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学生档案是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才的重要依据，为新生建立好个人档案，是学生事务管理中的一项重要工作。根据《衡阳师范学院学生档案管理办法》的规定，为做好2021级本科生（含专升本学生）、硕士研究生新生档案材料的审核整理和归档工作，现就有关事项通知如下。

一、新生档案归档内容

1.普通高考新生（中职转段公费定向师范生）

（1）高中（中职）材料：高中（中职）毕业生登记表、素质教育材料、奖惩材料等。

（2）高考材料：包括高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表（高考志愿表须含高考入学考试各科成绩）等；湖南省以外其他省份的考生，若高考时还有其他材料，也需保留在档案内。

（3）党、团组织材料：包括组织关系证明、志愿书等。

（4）《衡阳师范学院学生学籍表》

（5）新生入学体检表

（6）《婚姻情况登记表》（样表由校医院计生科提供，仅限已婚学生填写）

2.专升本新生

（1）高中及高考档案材料

（2）专科学习档案材料

（3）党、团组织材料：包括组织关系证明、志愿书等。

（4）《衡阳师范学院学生学籍表》

（5）《婚姻情况登记表》（样表由校医院计生科提供，仅限已婚学生填写）

3.研究生新生

（1）研究生阶段以前档案材料：包括高中、专科和本科等学习阶段的档案材料。专科、本科学习期间形成的材料主要有：高等学校学生登记表、高等学校学习成绩表、高等学校毕业生登记表、授予学位通知书、实习鉴定表、奖惩材料等。

（2）攻读硕士学位研究生录取登记表

（3）党、团组织材料

（4）《衡阳师范学院研究生入学登记表》

（5）新生入学体检表

（6）《婚姻情况登记表》（样表由校医院计生科提供，仅限已婚学生填写）

二、新生档案材料移送

1.新生档案收集前，请于10月11日前到档案馆领取《学生档案袋》、《学生档案材料密封袋》并认真填写好相关信息。

2.各学院收集所有新生档案材料后，根据2021级学生花名册，按学院、专业、班级、学号、姓名依次逐个对新生档案进行整理、完善。其中，专升本学生要按照其编入的学院、专业、班级、学号、姓名依次整理并完善。

3.将整理好的学生档案用《学生档案袋》进行一档一袋分装（无需密封），然后再用《学生档案材料密封袋》按班级装袋（无需密封）移交档案馆。入库前，由档案馆工作人员对学生档案进行抽查，无误后现场密封。如抽查不符合要求，本学院的学生档案将全部退回重新整理。

4.新生的党组织材料移送校党委组织部，团组织关系材料移送校团委。

5.请各学院填写好《2021级学生档案移交表》（见附件，一式一份），签字盖章后与新生档案一并移送至档案馆利用流通科（各学院具体移送时间见“三、有关注意事项”第五条），电子稿发送至档案馆利用流通科邮箱：daglyltk@hynu.edu.cn。

6.移交新生档案时，若无入学前的任何个人档案材料，需写明原因，并由相关学院和相关部门负责人签字盖章后一并交档案馆利用流通科。

三、有关注意事项

1.请各学院指定专人负责新生档案的接收、汇总和建立工作。

2.请各学院按照档案材料目录顺序进行认真整理，做到不漏装、不错装、不遗失。在整理档案的过程中，对未交或缺、漏档案材料者，学院要及时通知学生在2022年3月前补交。其中，补交的档案材料需密封并由学生自带或邮寄到就读学院，由各学院审核无误后统一移交档案馆归档保管。如未及时补交个人档案材料，导致日后不能办理有关事务的，由学生本人负责。

3.学生档案材料因客观原因无法补交原件的，应在该生档案目录上做出标注。使用复印件替代存档时，复印件上必须加盖“此复印件与原件一致”章及提供复印件单位的档案证明专用章或单位公章。

4.严格按要求准确填写相关信息，书写时字迹要清晰工整，一律使用黑色签字笔，不得涂改。档案袋上的学号必须使用档案馆2019年统一发放的打码机打码，不得手写，使用完毕后打码机要妥善保管。

5.各学院新生档案须一次性移送，移送时间为10月30日以前，各学院具体移送受理时间安排如下：

6.档案馆办理新生档案接收部门：利用流通科（西校区办公楼506室，电话8484974）。

附件：2021级学生档案移交表

　　　　　　　　　衡阳师范学院档案馆

                       　　　　　　　　　　 2021年9月28日