校属各部门：

为做好《衡阳师范学院年鉴（2020）》（以下简称《年鉴》）编纂工作，现将《年鉴》材料征收的有关事项通知如下：

一、征收内容

2020年全校各部门工作开展情况材料

二、征收范围

1.各部门按照《<衡阳师范学院年鉴>（2020）框架内容及供稿任务分解表》上报材料；部门各类统计表格材料中，相关数据统计截止到2020年12月31日。

2.各部门若有需要录入《年鉴》而本通知“附件1”中未予列出的重要材料，请及时提醒并配合档案馆的《年鉴》编纂人员补充完善。

三、征收要求

1.《年鉴》是真实记载学校发展历程的史籍类工具书，各部门应安排专人负责《年鉴》材料的供稿（撰稿），材料电子稿和纸质稿提交前均须经部门一把手审定。不符合要求的材料需由供稿部门根据编辑部反馈的意见及时完成修订，各类名单、统计表格须由供稿部门认真核对，确保准备无误。

2.《年鉴》材料提交的具体步骤和要求：

（1）提交材料电子稿。各部门提供的文字、表格材料须为可编辑的word、excel格式。部门年度工作分述材料（参照“附件2”的要求撰写）电子稿于10月8日前，其他材料电子稿于10月15日前发送至邮箱sydag@hynu.edu.cn，并在邮件中注明报送部门、报送人姓名及联系电话。每份材料电子稿需在文末注明材料供稿人（撰稿人）、审定人姓名，《年鉴》收录材料时，部分材料将在文末署名。

（2）报送材料纸质稿。《年鉴》编辑部与供稿部门沟通确定最终收录内容后，再通知各部门报送收录内容的纸质稿材料。每份纸质材料须由材料供稿人（撰稿人）签字确认，经部门一把手审定签字、加盖部门公章后，集中报送至档案馆503室（西校区办公楼A01栋），由《年鉴》编辑部存档保管。

（3）各部门提交《年鉴》材料时应填写好《<衡阳师范学院年鉴（2020）>材料移交表》（附件4），电子稿、纸质稿均须提交。

　　3.联系人：刘仕龙，联系电话：8486698，61236（Ｖ网）。

附件：

1.《衡阳师范学院年鉴（2020）》框架内容及供稿任务分解表

　　2.“部门工作分述材料”编撰要求及范例

　　3.学生参加学科、专业竞赛获奖统计表

　　4.《衡阳师范学院年鉴（2020）》材料移交表

                                                           衡阳师范学院档案馆

                   　　　                            2021年9月24日