各教学院及研究生院：

临近毕业之际，请各学院负责做好毕业生集体照的整理、归档工作。具体要求如下：

　　一、归档范围

衡阳师范学院2022届所有硕士研究生、本科毕业生集体照。

二、归档要求

1.以学生班级为单位来收集整理；

2.照片标题由衡阳师范学院+学院名称（根据学院名称的长度可以省略）+专业名称（全称）+班级+拍照日期等内容组成；照片人物姓名从左至右排列，最外一排为第一排，以此类推；

如下图所示：

3.照片尺寸为6英寸，需过塑；

4.文字的颜色根据美观要求自行决定；

5.各学院应聘请专业摄影师拍照，邀请任课老师和院领导参加，照片要求人员体态端庄、着装大方、相貌清晰。

三、移交要求

1.归档单位要认真填写《衡阳师范学院档案馆照片档案移交表》（见附件），并加盖所在单位印章。归档材料移交时，交接双方当面清点核对，档案馆验收合格后方可办理移交手续，移交清单一式两份，双方各存一份。电子版照片发送至邮箱dagzgzdk@hynu.edu.cn

2.移交时间：2022年6月1日前。

3.移交地点：衡阳师范学院西校区行政办公楼505室，档案馆征管指导科，电话8484192。

附件： 衡阳师范学院档案馆照片档案移交表.xls

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　档　案　馆

　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　2022年5月3日