关于做好2023年度下半年硕士毕业生档案转递工作的通知
各教学院：
为进一步规范我校2023年度下半年硕士毕业生档案材料的收集、整理和转递工作，根据学校学生档案管理相关规定，现将毕业生档案转递工作相关事宜通知如下：
一、工作要求
按照毕业生档案应走尽走的原则，各教学院指定专人负责毕业生档案的收集、整理、归档和转递事宜。
二、归档范围
1.硕士研究生入学前档案材料；
2.攻读硕士学位研究生录取登记表；
3.硕士研究生入学登记表；
4.入学体检表；
5.硕士研究生中期考核评定表；
6.专业学位硕士研究生专业实践材料；
7.硕士研究生成绩单；
8.硕士学位论文答辩相关材料；
9.授予硕士学位审批意见表；
10.硕士毕业研究生登记表；
11.党、团组织材料：团组织材料主要是入团志愿书、入团申请书，党组织材料主要包括入党志愿书（正式党员）、入党申请书、转正申请、思想汇报、外调证明材料等；
12.奖、惩材料：由学校相关部门提供的学生在校期间获得的校级以上表彰活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料）；由学校相关部门提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）；
13.其他材料：①更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等证明材料，需将个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料一同移交存档；②可供学校及社会录用人才时参考的材料（如创新创业档案材料等）。
三、档案整理
1.归档材料应为原件，且真实、完整，不得任意剔除或添加，不得错装、漏装，并经归档材料产生单位或部门盖章确认。
2.研究生院、组织部应及时将本部门产生的归档材料移交各教学院，教学院整理后分别放至《学生档案袋》中，一次性移交至档案利用流通科（新校区图书馆西侧）九楼学生档案库房（先乘图书馆西侧6号电梯，到十楼档案利用流通科1004室）。
3.归档材料按归档范围分类整理，以班级为单位，按学号顺序由小到大排列，并填写好《 届硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件1）、《 届硕士毕业生档案留校信息汇总表》（附件2），做到汇总表与毕业生档案一一对应。对于毕业生档案，除毕业前因考编原因在档案集中转递前未办完相关手续，而确需学校暂存其档案外，不得留校。
4.整理好的归档材料用《学生档案袋》进行一档一袋封装（无需密封），封面目录用黑色签字笔分类统计，填写数量，不得涂改。
5.凡毕业生档案中没有入学前档案材料的，其档案不予寄递。
6.入库前，由档案利用流通科工作人员对毕业生档案进行随机抽查，抽查无误后，各教学院在档案整理室现场密封《学生档案袋》。如抽查不符合要求，相应教学院的毕业生档案将被全部退回，进行重新整理，直至抽查无误，方可现场密封入库。
四、档案领取和移交
（一）领取、移交时间
1.领取时间：12月15日前，各教学院领取毕业生入学时存放在档案馆学生档案库房的档案。
2.移交时间：为了使毕业生档案能尽快寄达，请各有关教学院严格按照规定时间移交到档案利用流通科；如相关教学院提前完成档案的整理、核查工作，可与档案利用流通科预约，提前移交。
受理时间 | 受理教学院 |
2024年1月3日 | 教育科学学院、物理与电子工程学院 |
2024年1月4日 | 文学院、数学与统计学院、地理与旅游学院 |
（二）汇总表填报
1.各教学院移交毕业生档案前，先按要求填写好《 届硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件1）、《 届硕士毕业生档案留校信息汇总表》（附件2）；其中，《 届硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》需隐藏打印，用A4纸打印一式一份，《届硕士毕业生档案留校信息汇总表》用A4纸打印一式两份。
2.汇总表纸质稿经学生本人亲自核实、签字确认后，由各教学院审核，加盖教学院行政公章，按规定的受理时间与毕业生档案一并移交至档案利用流通科（新校区图书馆西侧）九楼学生档案库房，电子稿于2023年12月28日前发送至档案利用流通科邮箱：daglyltk@hynu.edu.cn。档案邮寄地址必须明确到省、市、县 (区)、路，填写接收单位全称及电话号码。
3.若用人单位要求毕业生档案提前转递，需毕业生持本人身份证原件及复印件、《调档函》原件、毕业证复印件，到档案利用流通科（图书馆西侧十楼）1004室按相关规定办理调档手续。
五、档案去向查询
各教学院负责毕业生档案的老师务必告知毕业生重视自己档案的去向。在毕业生档案寄递后，档案利用流通科会及时通知各教学院，并上传每个毕业生档案快递单号，毕业生可根据快递单号（一年内有效）查询档案去向。
毕业生在查询个人档案去向时如有疑问，请及时与档案利用流通科联系，联系电话：0734-8484974。
附件：
1.《 届硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》
2.《 届硕士毕业生档案留校信息汇总表》
衡阳师范学院档案馆
2023年11月28日