校属各部门：

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》等的精神，为切实做好我校综合档案征收工作，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

1.各部门在各项工作活动中直接形成的，能反映本部门主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。各部门具体归档范围参见《衡阳师范学院档案工作手册》中的《衡阳师范学院档案归档范围与保管期限》（P165—218），并根据工作实际移交该归档范围中未列出的其他应归档材料。

2.因机构设置调整，《档案工作手册》归档范围中没有提及的部门，请根据部门工作实际收集归档文件材料。

3.本次主要征收2021、2022、2023年度各部门归档文件材料。其中，声像类档案、实物类档案不限年度，均可归档移交，具体归档范围参见《衡阳师范学院档案归档范围与保管期限》Ｐ212—218。

二、归档要求

1.各部门应高度重视本部门归档文件材料的收集归档工作，确保归档材料齐全、完整、准确，并及时移交档案馆。归档文件材料应收尽收，应为原件。

2.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责收集移交归档，相关部门协助提供材料；涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。

3.各部门应以年度为单位进行收集归档，同一年度内的文件材料按其内容分类收集移交。

4.为便于档案规范化整理和数字化加工，各部门收集归档文件材料时不需要盖归档章和编制页码，不需要装订，用夹子固定即可。

5.各部门应加强声像类、实物类档案的归档移交工作。其中的奖章、奖杯、奖牌、锦旗等荣誉类实物档案，各部门只需收集移交校级以上的，校级荣誉类实物档案由各部门保管。

6.各部门应详细填写《纸质文件材料移交清单》《声像档案移交清单》《实物档案移交清单》,在移交归档文件材料时一并提交。以上表格电子稿发送至邮箱dagzgzdk@hynu.edu.cn。相关表格可在档案馆网页“下载专区”下载。

三、移交时间和地点

移交时间：纸质文件材料在6月30日前完成移交，声像、实物档案在9月30日前完成移交。

移交地点：东校区图书馆十楼北面1003室，档案征管指导科办公室。从图书馆一楼西侧乘6号电梯可达。

四、联系方式

办公电话：8484192

手机Ｖ网：刘老师61236、李老师69081

                                                  图书与档案馆（档案馆）

　　　　　　　　　　　　　　　                    　　2024年6月5日