关于征收2025届毕业生相关归档文件材料的通知
各教学院、研究生院：
根据学校档案工作相关规定，请各教学院及研究生院安排专人负责做好2025届毕业生学籍表、成绩单、班级合影照片的收集移交工作。具体要求如下：
一、毕业生学籍、成绩材料
（一）归档范围
1.本科生：学籍表、学生成绩档案表
2.硕士研究生：成绩单
（二）归档要求
1.本科生学籍表，需彩色打印（因含毕业生电子寸照），并在寸照左上角位置加盖教学院公章。
2.本科生成绩档案表，需加盖教学院公章、教务处公章；研究生成绩单，需加盖教学院公章、研究生院公章。
3.以学生班级为单位进行收集，并按学生学号依序排列。
4.以上归档文件材料均不编页码、不装订、不盖归档章，每项材料以班级为单位分别用燕尾夹固定即可。
二、毕业生班级合影照片
（一）归档范围
2025届所有硕士研究生、本科毕业生班级合影照片
（二）归档要求
1.以学生班级为单位进行收集；
2.照片标题由衡阳师范学院+学院名称+专业名称（全称）+班级+拍照日期等内容组成；照片人物姓名从左至右排列，最外一排为第一排，以此类推；
如下图所示：
3.照片尺寸为6英寸，需过塑；
4.文字的颜色根据美观要求自行决定；
5.各学院应聘请专业摄影师拍照，邀请任课老师和院领导参加，照片要求人员体态端庄、着装大方、相貌清晰；
6.照片纸质版、电子版都需归档移交。
三、移交要求
1.归档部门要认真填写移交清单，其中毕业生学籍、成绩材料填写《衡阳师范学院纸质文件材料移交清单》，毕业生班级合影照片填写《衡阳师范学院毕业生班级合影照片移交清单》。以上移交清单一式两份，部门负责人、归档材料移交人签字，并加盖所在部门公章。
2.归档材料移交时，交接双方当面清点核对，档案馆验收合格后方可办理移交手续，移交清单一式两份，双方各存一份。毕业生班级合影照片电子版发送至邮箱dagzgzdk@hynu.edu.cn。
3.移交时间：2025年6月21日前
4.移交地点：衡阳师范学院东校区图书馆十楼北，档案征管指导科1003室（从图书馆一楼西侧乘6号电梯可达）。
5.联系电话：8484192，刘老师Ｖ61236、李老师Ｖ69081。
附件：
1.《衡阳师范学院纸质文件材料移交清单》
图书与档案馆（档案馆）
2025年5月19日