关于做好2025年度综合档案征收工作的通知
校属各部门：
根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》等的精神，为切实做好我校综合档案征收工作，现就有关事项通知如下：
一、归档范围
1.各部门在2025年度各项工作活动中直接形成的，能反映本部门主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。
2.各部门具体归档范围参见《衡阳师范学院档案工作手册》中的《衡阳师范学院档案归档范围与保管期限》（P165—218）。
3.因机构设置调整，《档案工作手册》归档范围中没有提及的部门，请根据部门工作实际收集归档文件材料。
4.声像类档案、实物类档案不限年度，均可归档移交，具体归档范围参见《衡阳师范学院文件材料归档范围与保管期限》（P212
—218）。
二、归档要求
1.各部门应高度重视本部门归档文件材料的收集归档工作，确保归档材料齐全、完整、准确，并及时移交档案馆。归档文件材料应收尽收，应为原件。
2.凡本校、本部门产生的归档文件材料，需加盖学校、部门公章，正式文件需套红打印，并附文件签批笺及草稿原件。
3.凡归档文件材料原件为电子文件的，比如：上级电子公文、招生录取电子名单、OA系统各项审批单，等等，需打印为纸质文件材料归档（其中带红头、电子签章的页面需彩色打印）。电子文件材料移交归档另行通知。
4.凡产生的归档文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责收集移交归档，相关部门协助提供材料；涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。
5.为便于档案规范化整理和数字化加工，各部门收集移交归档文件材料时不要盖归档章和编制页码，不要装订，用夹子固定即可。
6.各部门应加强声像类、实物类档案的归档移交工作。其中奖状、奖杯、奖牌、锦旗等荣誉类实物档案，各部门只需收集移交校级以上的，校级荣誉类实物档案由各部门保管。
7.各部门应详细填写《纸质文件材料移交清单》《声像档案移交清单》《实物档案移交清单》,签字盖章后与归档文件材料一并移交档案馆（一式两份，移交单位、接收单位各执一份）。以上表格电子稿发送至邮箱dagzgzdk@hynu.edu.cn。
三、移交时间和地点
移交时间：2026年6月27日前
移交地点：东校区图书馆十楼北1003室，图书与档案馆档案征管指导科。从图书馆一楼西侧乘6号电梯可达。
四、联系方式
办公电话：8484192
手机号码：刘老师V61236，李老师V69081
附件：
1.衡阳师范学院纸质文件材料移交清单
2.衡阳师范学院声像档案移交清单
3.衡阳师范学院实物档案移交清单
图书与档案馆
2026年5月20日