2017年省档案局领导在我校开展档案工作检查时，对档案馆库房荷载存在的安全隐患提出了整改要求。根据专家检测情况，学校党委会研究决定，通过对库房的减荷扩容来确保档案存放安全。为落实该项工作，11月27日上午，聂东明副校长率资产处负责人一行4人到西校区档案馆所处楼栋进行现场调研，并协调落实档案库房减荷扩容工作。

经过实地查看和了解各办公用房、功能用房的分布和使用现状后，聂校长召集了本楼栋用房使用部门南岳学院、生命科学学院、离退处（关工委）、档案馆等负责人，就用房调整工作进行了部署。

会上，各部门汇报了本部门用房使用情况，档案馆就库房的减荷扩容工作产生的相关背景进行了介绍，资产处提出了用房调整思路。经多方协调，聂校长最后明确了几点要求：一是档案馆库房楼面严重超荷载，安全隐患非常突出，必须尽快减荷并开展安全隐患排查；二是鉴于档案馆现有库房所处位置，不考虑在其他楼栋增加库房，只在本楼栋调增解决；三是本楼栋相关部门应积极配合资产处尽可能地调整腾退出功能用房，以满足库房使用需要；四是整个调整工作须在12月底落实到位。