◆　学生个人档案查（借）阅、提取利用业务办理指南

档案查（借）阅、提取申请人需准确提供高考年份、生源地省份、录取专业及其他特殊情况信息。查（借）阅、提取利用的方式分为以下两种：

1.外单位因公查（借）阅、提取：经办人持本人有效身份证件（如居民身份证、工作证、护照等）及《单位介绍信》，说明查（借）阅、提取内容及用途，至档案利用流通科办理登记手续后，即可办理。

2.校内人员因公查（借）阅、提取：经办人持经所在教学院（部门）负责人审批签字盖章的《衡阳师范学院学生个人档案查（借）阅、提取利用批办表》（可在衡阳师范学院图书与档案馆（档案馆）网页“下载专区”下载），至档案利用流通科办理。

◆　学生个人档案转递业务办理指南

学生个人档案转递分为应届生档案转递、往届生档案转递及退学学生档案转递，具体办理指南如下：

一、应届生个人档案转递

1.集中转递：应届毕业生档案通常在七月中下旬集中转递，毕业生根据邮政EMS快递单号查询档案寄递情况。

2.自提档案：因特殊情况用人单位明确自提的，应届毕业生须于当年六月底前向档案利用流通科预约提档时间，持本人有效身份证原件及复印件、毕业证复印件、《调档函》，至档案利用流通科提取档案。

二、往届生个人档案转递

按照上级有关规定，原则上学生个人档案由学校统一寄递至档案存放单位。需要提取时，按以下方式办理：

（一）学生本人提取档案

1.2015届（含）以前毕业学生：

（1）由接收单位（或上级主管部门）、或人才交流管理中心开具《调档函》；

（2）持《调档函》到学生工作处、计划财务处开具本人欠贷、欠费情况证明，再到招生与就业指导处就业科（毕业生服务大厅，电话：8486651）开具《衡阳师范学院毕业生档案发放表》;

（3）持以上所有材料，凭身份证原件及复印件至档案利用流通科办理提取手续，由学校统一寄递。

2.2016届以后毕业学生：

持有效身份证原件及复印件、毕业证复印件及《调档函》至档案利用流通科办理提取手续，由学校统一寄递。

（二）他人提取档案

1.用人单位提取档案

凡用人单位派人来校提取毕业生档案，除按“学生本人提取档案”办理相关手续外，还需提供如下证件：

（1）单位介绍信；

（2）提取人身份证原件及复印件。

2.毕业生委托他人提取档案

若毕业生因故无法来学校提取个人档案，需委托他人提取档案者，除按照“学生本人提取档案”办理相关手续外，还需提供如下证件：

（1）毕业生本人《授权委托书》；

（2）代提者身份证原件及复印件。

三、退学学生提取档案

1.学生本人提取档案

学生在办理退学手续后，持本人有效身份证原件及复印件、《衡阳师范学院非毕业生离校程序单》及《调档函》，至档案利用流通科办理提取手续，由学校统一寄递。

2.学生委托他人提取档案

若退学学生因故无法来学校提取个人档案，需委托他人提取档案者，除按“学生本人提取档案”办理相关手续外，还需提供：代办人本人有效身份证原件及复印件、非毕业生本人亲笔签名的《授权委托书》（可在衡阳师范学院图书与档案馆（档案馆）网页“下载专区”下载），至档案利用流通科办理提取手续，由学校统一寄递。

（2026.6更新）