◆　学生个人档案查（借）阅、提取利用业务办理指南

查（借）阅、提取利用者需准确提供高考年份、生源地省份、录取专业及其他异常情况。查（借）阅、提取利用的方式有两种：

1.外单位因公查（借）阅、提取利用的：经办人持本人有效身份证原件、复印件、《单位介绍信》，说明查（借）阅、提取内容及目的，到档案馆利用流通科做好登记手续，即可办理。

2.学校相关人员因工作需要查（借）阅、提取利用的：经办人持本人有效身份证复印件、所在教学院（部门）负责人签字盖章的《衡阳师范学院学生个人档案查（借）阅、提取利用批办表》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载），到档案馆利用流通科办理。

◆　学生个人档案转递业务办理指南

学生个人档案转递分为应届学生个人档案转递、存放在校往届学生个人档案转递及退学学生档案转递，其办理指南分别为：

一、应届生的学生个人档案转递

1.集中转递：凡应届毕业生档案通常在七月中下旬集中转递，一般情况下用人单位在2-4周内即可收到档案。

2.自提档案：因特殊情况用人单位明确自提的，应届毕业生必须在当年六月底前向档案馆利用流通科预约提档时间，持本人有效身份证原件及复印件、毕业证复印件、《调档函》，到档案馆利用流通科提取档案。

二、存放在校往届生的学生个人档案转递

按照上级有关规定，原则上学生个人档案要由学校统一寄递至档案存放单位。需要提取时，有以下两种方式：

1.本人提取档案的：

（1）2015届（含）以前毕业学生：

a.持《调档函》到学生工作处、计划财务处开具本人欠贷、欠费情况证明;

b.凭以上两个证明到招生与就业指导处就业科（东校区理科楼1，214室毕业生服务大厅，电话：8486651）开具《衡阳师范学院毕业生档案发放表》;

c.持以上所有材料，凭身份证原件及复印件到档案馆利用流通科办理提取手续后，由档案馆统一寄递。

（2）2016届以后毕业学生：

持有效身份证原件、复印件、毕业证复印件及《调档函》到档案馆利用流通科办理提取手续，由档案馆统一寄递。

2.委托他人提取档案的：

除按照“本人提取档案的”相关手续办理外，还须提供：代办人本人有效身份证原件、复印件、毕业生本人亲笔签名的《授权委托书》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载），到档案馆利用流通科办理提取手续并统一寄递。

三、退学学生档案转递

1.本人办理转档：

学生在办理退学手续后，持本人有效身份证原件、复印件、退学文件、《衡阳师范学院非毕业生离校程序单》及《调档函》，到档案馆利用流通科做好相应的登记手续，由档案馆统一寄递。

2.委托他人办理转档：

除按照“（1）本人提取档案的：”相关手续办理外，还须提供：代办人本人有效身份证原件、复印件、非毕业生本人亲笔签名的《授权委托书》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载），到档案馆利用流通科办理提取手续，由档案馆统一寄递。