一、学生学籍档案查询、提取利用业务办理指南

查询、提取利用者需准确提供高考年份、生源地省份、录取专业及其他异常情况。查询、提取利用的方式有两种：

（一）学生查询本人学籍档案

1.本人查询利用的：本人持有效身份证原件及复印件，到档案馆利用流通科做好相应的登记手续，即可办理。

2.委托他人查询利用的：代办人持本人有效身份证原件及复印件、委托人亲笔签名的《授权委托书》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载）及委托人有效身份证复印件，到档案馆利用流通科做好相应的登记手续，即可办理。

（二）因公查询、提取利用学生学籍档案

1. 外单位因公查询、提取利用的：经办人持本人有效身份证原件、复印件、《单位介绍信》，说明查询、提取内容及目的，到档案馆利用流通科做好登记手续，即可办理。

2.学校相关人员因工作需要查询、提取利用的：经办人持本人有效身份证原件、复印件，按规范要求填写《衡阳师范学院综合类档案查询利用批办表》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载），到档案馆利用流通科说明查询、提取内容及目的，即可办理。

二、文书、基建、科研、会计等综合类档案利用业务办理指南

文书、基建、科研、会计等校内可公开利用的综合类档案，实行“谁立卷，谁负责”的原则，仅限校内人员使用。

（一）利用本部门档案：经办人持有效身份证原件、复印件及本部门负责人签字盖章的《衡阳师范学院综合类档案查询利用批办表》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载），到档案馆利用流通科即可办理。

（二）利用其他部门档案：经办人持有效身份证件原件、复印件及立卷部门负责人、利用部门负责人签字盖章的《衡阳师范学院综合类档案查询利用批办表》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载），到档案馆利用流通科即可办理。

（三）利用个人科研类的档案：科研项目负责人，持有效身份证原件及复印件，到档案馆利用流通科做好相应的登记手续，即可查阅本人科研项目档案材料。

（四）利用党委会、校长办公会记录、馆藏红色档案（限制利用类档案）：经办人持有效身份证原件、复印件、利用部门负责人、立卷部门负责人、档案馆负责人、档案馆主管校领导签字盖章的《衡阳师范学院综合类限制利用档案查询批办表》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载），到档案馆利用流通科即可办理。