一、学生学籍档案查询与提取利用业务办理指南

档案查询、提取利用人员须准确提供本人高考年份、生源省份、录取专业及其他相关特殊情况信息。学籍档案的查询与提取分为个人查询利用、因公查询利用两种方式，具体办理流程如下：

（一）学生查询本人学籍档案

1.本人办理：档案利用人持本人有效身份证件（如居民身份证、工作证、护照等），至档案利用流通科办理登记手续后，即可办理相关业务。

2.委托代办：代办人持本人有效身份证件及复印件、委托人亲笔签署的《授权委托书》（可在衡阳师范学院图书与档案馆（档案馆）网页“下载专区”下载）及委托人有效身份证复印件，至档案利用流通科办理登记手续后，即可代办相关业务。

（二）因公查询、提取利用学生学籍档案

1.校外单位因公办理：单位经办人需持本人有效身份证件及《单位介绍信》，明确说明档案查询、提取的具体内容与使用用途，在档案利用流通科办理登记手续后，即可办理。

2.校内人员因公办理：学校工作人员因工作需要查询、提取学籍档案的，需持经立卷部门、利用部门负责人分别审批签字盖章的《衡阳师范学院综合类档案查询利用批办表》（可在衡阳师范学院图书与档案馆（档案馆）网页“下载专区”下载），至档案利用流通科说明查询内容及用途，即可办理。

二、文书、基建、科研、会计等综合类档案利用业务办理指南

校内可公开利用的文书、基建、科研、会计等综合类档案，遵循“谁立卷，谁负责”的管理原则，仅限校内人员依规利用。

（一）利用本部门归档档案：经办人持经本部门负责人审批签字盖章的《衡阳师范学院综合类档案查询利用批办表》（可在衡阳师范学院图书与档案馆（档案馆）网页“下载专区”下载），至档案利用流通科即可办理利用手续。

（二）利用其他部门归档档案：经办人持经立卷部门、利用部门负责人分别审批签字盖章的《衡阳师范学院综合类档案查询利用批办表》（可在衡阳师范学院图书与档案馆（档案馆）网页“下载专区”下载），至档案利用流通科即可办理利用手续。

（三）利用个人科研类的档案：科研项目负责人持本人有效身份证件，在档案利用流通科办理登记手续后，可查阅本人负责的科研项目档案材料。

（四）利用限制类档案（含党委会、校长办公会记录、馆藏红色档案等）：经办人持经利用部门负责人、立卷部门负责人、图书与档案馆负责人、图书与档案馆主管校领导逐级审批签字盖章的《衡阳师范学院综合类限制利用档案查询批办表》（可在衡阳师范学院图书与档案馆（档案馆）网页“下载专区”下载），至档案利用流通科即可办理利用手续。

（2026.6更新）